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2015/03/20   
メール誤送信    セキュリティ全般    m-FILTER   

数あるメール誤送信対策製品・サービスの中から一体どれを選べばいいの?

メール誤送信製品・サービスの機能比較のポイントは?

メールの誤送信に起因する情報漏洩インシデントが後を絶ちません。メールは手軽に社内外と情報をやり取りできる半面、ちょっとした不注意で重要な情報を流出させてしまうリスクに常にさらされています。そのため近年では、メール誤送信を事前に防止するためのIT製品・サービスが多くの企業によって導入されています。

本稿をお読みの方々の中にも、現在そうした製品・サービスの導入を検討されている方がいらっしゃるかもしれません。今日では、この手の製品は多くのベンダーからさまざまなものが提供されており、どれを選べばいいか迷うことも多いでしょう。そこで今回は、メール誤送信対策製品・サービスを比較する際のポイントを幾つか紹介したいと思います。

メール誤送信対策製品の基本的な機能は、以下の3つです。

●メールの一時保留機能

ユーザーがメールの送信操作を行っても、その場では送信せず、一定期間メールをサーバー上に滞留させた後に送信します。滞留させている間に宛先や内容を確認し、誤送信のリスクを事前に防ぐわけです。

●添付ファイルの自動暗号化機能

添付ファイルを自動的に暗号化することで、たとえ誤った宛先にファイルを送信してしまったり、あるいは誤ったファイルを添付してしまっても、情報が流出することを防ぎます。

●上長承認機能

社外宛てメールのうち、上長の承認が必要なメールを自動的に識別し、承認処理なしには社外に送出されないよう制御を掛ける機能です。

ほとんどの誤送信対策製品は上記3つの基本機能を備えていますが、仔細に比較してみるとそれぞれの使い勝手にかなりの差があるので、実際の運用によりマッチした機能を備えたものを選ぶのがいいでしょう。

またこれら以外にも、以下のような機能を備える製品が多いようです。

●コンテンツフィルタリング機能

事前に作成したポリシーに従ってメールの内容を自動的に解析し、その結果から機密情報が含まれていると判断した場合には送信不可とするなど、しかるべき制御を行います。

●多数アドレスの自動Bcc:変換機能

To:やCc:に多数のアドレスが指定されている場合、それらを自動的にBcc:に変換することで、重要な個人情報であるメールアドレスの不用意な流出を防ぎます。

●Webダウンロード機能

添付ファイルを自動的にオンラインストレージにアップロードします。たとえ誤った宛先にメールを送ってしまっても、受信者がオンラインストレージから添付ファイルをダウンロードする権限を持たなければ情報が漏洩することはありません。

これらの機能は、すべての製品が備えているわけではありませんが、もし自社のセキュリティポリシーを満たすために必須であると判断された場合には、各製品の該当機能を慎重に比較する必要があるでしょう。

導入/運用のタイプにもさまざまなものがある

実際に製品・サービスを選ぶ際には、前項で挙げたような機能の比較はもちろんのこと、その「導入/運用形態」にも十分留意する必要があります。まずは、検討対象となっている製品がサーバーに導入するタイプのものか、あるいはクライアントに導入するタイプのものであるかを見極め、自社のニーズに適った方を選ぶ必要があります。

●サーバー導入タイプ

サーバー導入タイプは、多くのクライアントを抱えるシステムでの導入・運用に適しています。企業向け製品の多くはサーバー導入タイプです。このタイプを選ぶ場合は、ライセンス体系によってトータルコストが大きく異なってくることに留意する必要があります。クライアント数で課金するタイプや、サーバー台数によって課金するタイプなど、幾つかライセンス価格の算定方法があるので、導入を検討する際にはあらかじめコストシミュレーションを行っておくことをお勧めします。

●アプライアンスタイプ

また、ハードウェアとソフトウェアをあらかじめ組み合わせたアプライアンスとして提供される製品もあります。場合によっては、一般的なサーバー導入タイプより導入/運用の手間やコストを減らせることもありますが、その一方でファームウェアのアップデートをはじめとする保守作業の工数がかさんでしまったり、2台以上の冗長構成を組む際にライセンスコストが余分に掛かってしまったりといったウィークポイントもあります。あるいは、仮想環境や高負荷時にサーバースペックを上げられなかったりするなどシステム構成の柔軟性に難がある点も無視できません。

●クライアントにソフトウェアを導入

一方、クライアントの数が少なく、システムの規模が小さい場合には、各クライアントに個別にソフトウェアを導入する製品の方が、かえってコストや管理負荷の面で有利になってくるでしょう。Exchange ServerとOutlookを使ってメール環境を構築している場合は、Outlookのアドオンツールとして提供される製品もあるので、それらを検討してみるのもいいでしょう。

●クラウドメールでの誤送信対策

さらに近年では、GmailやOffice 365といったクラウドメールを業務利用する企業が増えてきました。それに伴い、クラウドメールに対する誤送信対策を、暗号化通信を使って行える製品・サービスも登場しています。クラウドメールを現在お使いの企業はもちろんのこと、将来的にメール環境のクラウド移行を検討している企業にとっても、こうした製品を選ぶメリットは大きいと言えるでしょう。

●豊富な導入実績

最後に、メール誤送信対策製品は企業にとって極めて重要なセキュリティ施策を担うだけでなく、日々の業務遂行に欠かせないメールインフラの信頼性や性能を大きく左右するため、出来るだけ豊富な導入実績を持つ製品を選ぶのがセオリーです。

弊社が開発・提供するメールセキュリティ製品「m-FILTER」は、導入実績No.1を誇る製品ですので、あらゆる規模/業界の企業様に自信を持ってお勧めいたします。
<「m-FILTER」製品担当:瀬川>

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