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メールによるコンプライアンス違反を事前に食い止めるには？

前編では、電子メールは使い方によっては、企業のコンプライアンスに大きな脅威をもたらす可能性があることを説明しました。では、一体どのような対策を打てば、メールによるコンプライアンス違反を事前に食い止めることができるのでしょうか？

最も有効なのは、コンプライアンス違反に当たる内容のメールが社内外でやり取りされていないか、監視することです。疑わしい内容のメールを早い段階で見付けることができれば、本格的なトラブルに発展する前に介入し、適切な処置を講じることができます。

しかし、これは「言うは易し、行うは難し」です。毎日、何百通、何千通、場合によっては何万通ものメールが飛び交う中、それら1通1通の内容に人が目を通して吟味することは、どう考えても現実的ではありません。

そこでどうしても必要になってくるのが、膨大な数のメールの中から、内容に問題がありそうなものを自動的に抽出してくれる「保存メール詳細検索機能」を備えたメールアーカイブ製品です。

使い方は、至って簡単です。例えばパワハラの疑いのあるメールを抽出したければ、「死ね」「クズ」「辞めろ」などといった、パワハラメールによく含まれるであろうキーワードを指定して、検索を実行するだけです。

ほとんどのメールアーカイブ製品は、専用のストレージ装置に保管してある大量の過去メールの中から、キーワードにヒットするメールを効率よく迅速に検索できるよう、検索インデックスを作成したり、検索処理専用のサーバーを設けることができます。あるいは、取引先とのトラブルに発展しそうなメールを調べたいときなどには、特定の送信元と送信先の間でやり取りされているメールだけを抽出して、ピンポイントでその内容をチェックすることもできます。

その他にも、メールアーカイブ製品にはさまざまなメールフィルタリング機能が備わっています。一般的なメールソフトウェアにも、メールを検索したりフィルタリングできる簡単な機能が付いていることもありますが、全社的なコンプライアンス対策として、膨大な数のメールに対してさまざまな角度からフィルタリングを掛けるような処理を実行するとなると、やはり本格的なメールアーカイブ製品でないととても実用に耐えられません。

いざメールによるコンプライアンス違反が起きてしまったら？

では、不幸にもこうした事前対策にもかかわらず、コンプライアンス違反が発覚してしまった場合にはどうすればいいのでしょうか？　この場合も、いち早くその発生から現在に至るまでの経緯を調査し、迅速に適切な処置を講じる上で、メールアーカイブ製品が大いに役立ちます。

当事者間で、いつ、どのような内容のメールがやりとりされたのか。その事実関係を正確に、かつ迅速に把握するには、当たり前のことですが、まずは過去に社内外でやりとりされたメールがすべて確実に保管されていることが前提となります。加えて、保管されているそれら大量の過去メールの中から、該当するメールを漏れなく、確実に見付け出す手立てが必要です。

例えば、取引先とのトラブルが裁判沙汰にまで発展してしまったとしましょう。トラブル発生当時に、自社の正当性を証明できるメールがたとえやりとりされていたとしても、それが数年前のものだったために、既に破棄されてしまっていては証拠の示しようがありません。また、たとえ数年前のメールがすべて保管されていたとしても、その中から該当のメールを探し出すのに膨大な時間と手間を要しているようでは、やはりタイムリーに証拠を提示することができません。

そのため、大量の過去メールを効率よく保管し、かつ必要とあらば特定のメールをピンポイントで即座に抽出できるメールアーカイブ製品がどうしても必要になるわけです。加えて、そうやって見付け出した過去のメールが、本当に正しいものである（捏造したものではない）ことを示すために、保管データの正当性を客観的に担保できるメールアーカイブ製品を利用することが望ましいでしょう。

このように、メールが原因でのコンプライアンス違反をすばやく見つけたり、あるいは事後の対策を迅速かつ適切に行うためには、メールアーカイブ製品が不可欠であり、特にメールの検索機能やフィルタリング機能が重要なポイントになることがお分かりいただけたかと思います。

弊社のメールセキュリティ「m-FILTER」なら、今回紹介したようなメールアーカイブ／フィルタリング機能をすべて備えています。メールのコンプライアンス対策に少しでも興味のある方は、ぜひ「m-FILTER」の製品紹介サイトでその機能をチェックしてみてください。
＜「m-FILTER」製品担当：瀬川＞

メールセキュリティには「m-FILTER」をおすすめします。