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2015/08/20   
m-FILTER   

大容量ファイルのメール添付にまつわるイライラや不安、どう解消する?

大容量ファイルのメール添付にまつわるさまざまなストレスやリスク

メールの添付ファイルを使ったデータのやりとりは、私たちの日々の仕事の中で、今やすっかり当たり前になったといえるでしょう。仕事で普段使うメーラーの画面からファイルを指定するだけで、簡単にデータを相手に送り届けることができるため、これほど便利な道具はないといえるでしょう。

しかし添付ファイルはその便利さ故に、ちょっとした不便が仕事の効率を大きく低下させたり、あるいはほんの少しの不注意が大きなセキュリティ事故を引き起こす危険性も秘めています。特に多くの人がストレスを感じているのが、大容量ファイルを添付しようとしたときではないでしょうか?

近年、ビジネスドキュメントは豊かな表現を追い求め、グラフィックや写真、時には音声や動画なども含むようになりました。その分、ファイルサイズはどうしても大きくなりがちです。皆さんも、PowerPointのプレゼンテーションファイルや、PDFのドキュメントをメールに添付して送ろうとした際、ファイルサイズが制限を超過してしまいメールを送れなかった経験があるのではないでしょうか。添付ファイルの容量に制限を加えることは、社内システムのネットワークやストレージのリソースを安定的に維持する上では止むを得ない措置ではありますが、ユーザーの利便性を低下させてしまうこともまた事実です。

この容量制限に引っ掛かってしまった際、多くの人が次に試みるのが、ファイル転送サービスによるファイルの受け渡しでしょう。現在、さまざまな業者が有償・無償のファイル転送サービスを提供しています。そのサービス内容はさまざまですが、中にはセキュリティ面で不安が残るものもあります。例えば、ファイルの転送路が暗号化されていなかったり、ファイルが置かれるデータ領域のセキュリティ対策が不十分だったりといった具合です。

添付ファイルの容量制限を厳しく設定すると、社内のシステムリソースを安定的に運用できるようになる半面、多くのユーザーがこうした社外のファイル転送サービスを無断で使うことで、新たなセキュリティリスクを呼び込む危険性が出てくるのです。

かといって、ファイル転送サービスの利用を全面禁止してしまえば、大容量ファイルを受け渡しできる手段は、もはやUSBメモリやDVDなどの物理メディアを直接受け渡しする以外になくなります。これでは、紙の書類をやりとりしていた時代に逆戻りです。言うまでもなく、業務効率は大幅に低下してしまいます。

添付ファイルとファイル転送サービスの「いいとこ取り」をしたソリューション

しかし近年では、こうした課題を解決するソリューションも提供されるようになってきました。ポイントは「添付ファイルの高い利便性を損なわず」かつ「大容量ファイルを安全・確実に送信でき」、そして「ユーザーの業務効率を低下させない」ことです。そのようなエンタープライズ向けソリューションはまだまだ数は少ないのですが、その中の1つとして、NRIセキュアテクノロジーズとデジタルアーツが提供する「クリプト便 for m-FILTER」があります。

これは、デジタルアーツが提供するメールセキュリティサービス「m-FILTER」と連携可能なセキュアファイル転送サービスです。「m-FILTER」は、デジタルアーツが提供するメールセキュリティ製品で、メールの誤送信対策や添付ファイルの自動暗号化など、多彩なセキュリティ機能を有します。数多くのビジネスユーザーに利用されており、2300を超える民間企業や公共/文教団体への導入実績を持ちます。また、国内メールフィルタリング・アーカイブ市場においては、導入実績No.1を誇ります。「クリプト便 for m-FILTER」は、この「m-FILTER」と連携することで、これまでにない新たなタイプのメールソリューションを実現します。その具体的な利用イメージは、次の通りです。

メールの送り手は、添付ファイルの容量を気にする必要はなく(上限100MB)、今まで通りメールに大容量ファイルを添付して送信します。すると、メールに添付された一定サイズ以上の大容量ファイルを「m-FILTER」がメールから自動的に分離し、「クリプト便 for m-FILTER」にアップロードします。またメールの送り先には、添付ファイルが分離されたメールの本文のみが届くとともに、添付ファイルを別途ダウンロードできるサイトのURLが通知されます。こうした仕組みにより、メール添付ファイルの利便性はそのままに、安全・確実な大容量ファイルの受け渡しが可能になるというわけです。

加えて、ファイルデータはNRIが運営するデータセンター内で強固な暗号化を施された上で保管され、アップロード・ダウンロード時の転送経路上もSSLで暗号化されます。そのため、ビジネス用途にも十分耐え得るセキュリティレベルを保ちながら、安全・確実な大容量ファイルの受け渡しが可能になります。

またメールの送り手・受け手ともに、誰でも理解できる直感的な操作でファイルを受け渡しできるため、業務効率を低下させることもありません。よって、ユーザーがセキュリティ上不安のあるファイル転送サービスやネットワークストレージサービスを、IT部門に黙って勝手に使ってしまう事態も避けられるでしょう。IT部門にとっては、こうしてセキュアな仕組みを使ったファイルのやりとりが担保できることは、セキュリティ対策上有用であるだけでなく、何らかの情報漏洩事故に巻き込まれた際に、自社には責任がないことをきちんと証明できるという意味でも、極めて重要な取り組みだといえます。

なお「クリプト便 for m-FILTER」のより詳しい内容については、製品紹介ページをぜひご参照ください。
<「m-FILTER」製品担当:三浦>

資料のダウンロード(勤務先におけるメール誤送信の実態調査)

「クリプト便 for m-FILTER」の詳細は製品紹介ページをご確認ください。

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