Digital Arts News Watch

2015/09/25   
コンプライアンス・内部統制    m-FILTER   

突然PCがクラッシュ…。でもメール仕事は途切れさせたくない!

PCクラッシュによるメール環境の喪失から、いかに早く復旧するか

メールは今やすっかり、ビジネスに欠かせないツールになりました。しかし、メールの重要性が増せば増すほど、いざそれが使えなくなってしまった際に被る被害も大きくなります。特に注意したいのが、PCの故障やHDDクラッシュです。メールサーバーやネットワークがいっぺんにダウンすることはそうそうありませんが、PCのHDDクラッシュは決して珍しいことではありません。読者の皆さんも、一度は自身のPCクラッシュで大事なデータが消失し、呆然とした経験があるのではないでしょうか。

そんな事態に直面した際、もし古いメールが既にメールサーバー上から削除されており、PC上にしか保管されていなかったとしたら……そのメールは、永遠に失われてしまうことになります。もちろん、普段からデータバックアップをきちんと行っている企業であれば、バックアップデータの中から過去メールを復旧することはできます。しかし、ユーザーが再びそのメールを参照できるようになるには、PCにメーラーソフトを再インストールし、メールサーバーに接続する設定を施し、そして過去メールをすべて一からダウンロードし直す必要があります。

これらは、ITリテラシーが高くないユーザーにとって、極めてハードルが高い作業です。IT担当者の手を借りながら、ようやくメール環境が復旧できたとしても、恐らく早くとも半日、下手をすると丸一日はメールがまったく使えないことでしょう。もしIT担当者が不在、あるいは手が空いていない場合には、さらに待たされることもあり得ます。そうなれば、業務に与える影響は極めて甚大です。特に急ぎの案件を抱えているような場合は、焦りのあまり気が狂わんばかりになるかもしれません。こうしたリスクは、従業員個人にとってはもちろんのこと、企業全体にとっても事業継続性の観点からなるべく避けるべきでしょう。

IT担当者にとっても、ユーザーのメール環境の復旧は極めて時間と手間を要する煩雑な作業です。「まずは、メールが見られる環境だけでもいいから復旧してくれ!」。ユーザーのそんな要望に応えるべく、PCの復旧作業に奔走するうち、一日が終わってしまう……クライアントPCを多く抱える企業では、そんなことも決して珍しくないようです。

メールアーカイブシステムからユーザーが自らメールを復旧

しかし、「メールアーカイブ」と呼ばれるソリューションを導入することで、こうした課題を解決できることがあります。メールアーカイブとはその名の通り、社内外でやりとりされたメールデータを長期間に渡りアーカイブ(保管)するためのソリューションです。その目的は主に「法令遵守」や「監査対応」などで、当局や外部監査の求めに応じて、社内外で過去やりとりされたすべてのメールの中から特定のものを検索・抽出し、証跡として提示することを可能にします。

そのためには、膨大な量の過去メールの中から、特定のメールを簡単に、かつ素早く取り出す機能が不可欠です。通常こうした機能は、企業のコンプライアンス担当者が使うものですが、これを一般社員にも一部開放することで、メール環境の復旧に役立てることができるのです。

デジタルアーツが開発・提供するメールアーカイブ製品「m-FILTER Archive」を例にとって説明してみましょう。「m-FILTER Archive」には、アーカイブされたメールデータの中から、特定のユーザーが過去に送受信したメールをユーザー自身が検索・参照できる「個人管理機能(※)」という機能が標準で備わっています。ユーザーはWebブラウザーで個人管理機能の画面を開き、メールの検索条件を指定すれば、即座に目当てのメールをその場で参照できます。

この機能を使うにはWebブラウザーさえあればよく、クライアント側にメーラーソフトウェアは必要ありません。従って、自身のPC環境の復旧を待つことなく、即座に自身が送受信したメールにアクセスできます。また、「m-FILTER Archive」の個人管理機能は、直感的な操作でメールを検索できるため、業務上必要なメールだけをユーザーが自ら検索・抽出し、ブラウザー上で内容を参照したりクライアントPCにダウンロードできます。そのため、PCクラッシュでメール環境を失うことによる業務の停滞期間を最小化できるとともに、IT担当者の手を煩わせることもありません。

あるいは、PCクラッシュのような不測の事態に限らず、平時においてもこうした機能はさまざまな場面で役立ちます。例えば外出先や出張先などで自身のPCを持ち合わせていなくても、ブラウザーから「m-FILTER Archive」の個人管理機能にアクセスできる環境さえ調達できれば、いつどこにいてもメールを参照できるようになります。

ちなみに、メールアーカイブ製品は世に数多あれど、こうした機能を備えたものは「m-FILTER Archive」も含め、そう多くはありません。より詳細について知りたい方は、「m-FILTER Archive」の製品紹介ページをぜひご参照ください。

※「m-FILTER Archive」の個人管理機能はメーリングリストアドレス宛として受信したメールは検索対象外です。ご注意ください。

<「m-FILTER」製品担当:三浦>

資料のダウンロード(Office 365やGmailへの移行によるセキュリティとコストの課題を解決する方法)

メールセキュリティには「m-FILTER」をおすすめします。

m-FILTER