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2015/10/02   
コンプライアンス・内部統制    m-FILTER   

関税法が定めるメール保管、「バックアップで問題ない」と思っていませんか?

単なるバックアップでは関税法が求めるメール保管の要件を満たせない

平成24年に関税法が改正されました。こう聞いても、輸出入の仕事に直接関わっていない方にとっては、関税法という法律にそもそもあまり馴染みがないかもしれません。しかしこの法律は、関税の徴収や税関手続きを包括的に定めたものであり、海外と何らかの取引がある企業であれば決して避けて通ることができない重要な法律です。

平成24年の改正ではさまざまな点が変更されましたが、実はその中にはITに大きく関わるものも含まれているのをご存知でしょうか。実は平成24年7月1日から、輸出入に係る取引の関係書類を電子メールなどでやりとりした場合、そのメールなどを輸出入許可日の翌日から5年間(ないし7年間)保存することが新たに義務付けられたのです。

もともと関税法では、輸出入に係る紙の書類には保存義務を課していました。しかし近年、書類をメールでやりとりすることが多くなってきたことから、紙と同じくメールにも保存義務を課すことになったのです。

「なんだ、それだけのことか。うちはもともと、メールのバックアップをきちんと取っているから、今まで通りで特に問題ないだろう」

そう思われる方も多いかもしれません。しかし、改正関税法が求める「メールの保存」とは、単にバックアップをきちんと取ることを指しているわけではありません。それどころか、単なるバックアップでは恐らく関税法が求める要件を満たすことはできません。

バックアップの目的は、システム障害や災害など不測の事態に備えて、システムの状態をある時点の状態に復旧することにあります。一方、関税法が求める「メールの保存」は、ある時点で存在していたメールを再現するのではなく、過去一定期間内にやりとりされたすべてのメールを保管しておくことを意味しています。このような用途のためにデータを長期間保管しておくことを、「アーカイブ」といいます。まずは「アーカイブ」と「バックアップ」の違いをきちんと理解する必要があります。

関税法対応にはメールアーカイブ製品が事実上不可欠

ではそもそも、なぜ関税法では輸出入に係るメールの長期間保管を求めているのでしょうか?
もともと紙の書類の保管が義務付けられているのは、関税が不正なく納められたかどうか、当局が後に監査できるようにするためです。つまりメール保管の目的も、これと同じです。輸出入業務に関わる企業は、当局に求められたら、過去に行われた輸出入に関わるメールの中から、特定のものを速やかに提出する義務があります。

このことから、メールを保管する仕組みには、以下の2つの要件が求められることが分かります。

  • ・過去やりとりされたメールをすべて漏れなく保管できること
  • ・保管されている大量のメールの中から、該当するものを素早く抽出し、提出・報告できること

上記2つの要件を満たすには、単なるバックアップの仕組みでは多くの場合不十分です。メールのバックアップデータの中から特定のメールを抽出するには、まずバックアップデータをリストアし、その内容を参照できる環境を整える必要があります。これだけでも多大な時間と労力が掛かる上、メールボックスの中の古いメールを自動的に削除する運用を行っていた場合には、バックアップを取るタイミングによってはメールをバックアップし損ねている可能性もあります。

また、もし該当のメールを含むバックアップデータを無事リストアできたとしても、大量のメールの山からお目当てのメールを探し出すのは容易なことではありません。バックアップデータには、検索のための索引はもちろん付いていませんから、最悪の場合は過去の記憶を頼りに、目視で1通1通内容を確認していかなくてはなりません。

また、メールをアーカイブする仕組みには、もう1つ重要な要件があります。

  • ・メールの内容が改竄されていない旨を担保できること

保管されているメールはすべて、いざというときには当局に証跡として提出するものですから、意図的な改竄が行われていないことが前提となります。この点においても、単にバックアップデータからメールデータを復旧しただけでは、改竄されていないことを証明する術はありません。

そこで頼りになるのが、「メールアーカイブ」と呼ばれるITソリューションです。その名の通り、メールのアーカイブに求められる機能を広くカバーした製品が、さまざまなベンダーから提供されています。

弊社のメールアーカイブ製品「m-FILTER Archive」を例にとると、すべてのメールを漏れなく保管できるのはもちろんのこと、1,000人規模の会社で3年分のメールを検索するのに要する時間がわずか1秒(※)と、目当てのメールを瞬時に検索・抽出できる機能を備えます。また、保管されているメールの改竄を自動的に検知する機能をデフォルトで備えるほか、添付ファイルの内容を検索できる機能もサポートしています。
※当社内計測環境による。

メールアーカイブの仕組みは、普段はその効果をなかなか実感できないかもしれませんが、いざ監査や係争となった場合、あるのとないのとでは天と地ほどの差があります。ここで証跡となるメールを速やかに提出できなければ、最悪の場合は企業存続の危機にまで陥るかもしれません。「m-FILTER Archive」の製品紹介ページでは、さらに詳しい導入効果を紹介していますので、興味をお持ちの方はぜひご参照ください。

<「m-FILTER」製品担当:三浦>

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