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2016/03/31   
メール誤送信    クラウドのセキュリティ    m-FILTER   

企業のメール運用にまつわる「5大重要トピック」とは?

今や、あらゆる企業にとって欠かせないビジネスツールとなった電子メール。「もはやメールがないと仕事が回らない」、読者の皆さんの多くもそう考えているのではないでしょうか。確かに、多くのビジネスパーソンにとって手放せない仕事道具となったメールですが、あまりに身近なツールとなった分、その使い方を一つ誤れば企業全体の生産性やコスト効率、場合によっては情報セキュリティ体制までもが一気に影響を受けてしまいます。

では、企業がメールシステムを運用していく上で、一体どのような課題が存在するのでしょうか。ここでは、その代表的なものを5つ挙げてみましょう。

1.「ついうっかり」が信用失墜につながるメール誤送信

弊社が2015年3月に行った調査では、調査対象企業・団体の従業員の実に64.6%が、メールを誤った宛先に送信してしまったり、不適切な文面や添付ファイルのメールを送信してしまう、いわゆる「メール誤送信」の経験があると回答しています。同時に、企業・団体の59.9%が「メール誤送信対策ソフトウェアをまだ導入していない」という結果も出ています。
間違った宛先や内容のメールをうかつに社外に出してしまうと、情報漏洩の危険性はもちろんのこと、場合によっては信用失墜により大きな損失を被る可能性があります。にもかかわらず、これを防ぐための具体的な対策はまだまだ進んでいないというのが実情のようです。

2. Office 365やGmail移行で気になるメールセキュリティ

導入・運用の手軽さや、初期導入コストの低さから、自社メールシステムをOffice 365やGmailといったクラウドメールサービスに移行する企業が増えています。
一方で、クラウド総研が2015年に行った調査によると、パブリッククラウド導入時の不安点として67.8%の企業が「情報漏洩・セキュリティ」を挙げており、また実際にパブリッククラウド利用者の約17.3%が「自社のクラウド上でセキュリティ被害の経験がある」と回答しています。
多くの企業はクラウドメールを、便利である一方、不安も拭えないという「諸刃の剣」と捉えているようです。

3. コスト削減のつもりがコスト上昇にびっくりのクラウドメール

一方、ITコストの削減を目的にクラウドメールサービスに移行する企業も増えてきています。
確かにクラウドメールサービスには一定のコストメリットがありますが、古くなったメールをアーカイブ(保存)するサービスをクラウドサービス事業者と契約した途端、一気にサービス利用コストが跳ね上がる事実はあまり知られていないようです。中には、利用コストが当初想定の3倍以上にも上るケースもあります。

4. メールのクラウド保存による生産性低下

メールをクラウド上にアーカイブすることには、「メールの検索に時間がかかる」というデメリットもあります。また、クラウドシステムのメンテナンス時には、過去メールを一切参照できなくなることもあります。
そもそも企業によっては、監査ポリシー上、メールのクラウドへの保存が許されていないこともあります。
このように、メールシステムのクラウド移行は決していいことばかりではないのです。

5. システム監査の厳格化

一般的なシステム監査では、過去一定期間内に社内外でやりとりされたメールのアーカイブが求められますが、その実際の方針や運用は各企業の自発性に任されてきました。
しかし近年、輸出入業務にかかわるメールを過去5年分保存することが関税法で義務付けられるなど、法規制によりメールアーカイブが厳格に求められるケースが増えてきました。メールアーカイブは、もはや多くの企業にとって努力目標ではなく、事実上の義務になりつつあります。

では、メールにまつわるこうした課題を解決するには、具体的にどのような手が考えられるのでしょうか? 最適解は個々の企業が置かれている環境や事情によりさまざまでしょうが、弊社が提供するメールセキュリティ製品「m-FILTER」は、できる限り多くの企業が先に挙げた5つの課題を効率的に解決できるよう、さまざまな工夫が凝らされています。

例えば、メール誤送信のリスクに対しては、一定期間内であればメール送信を取り消せたり、あるいは重要メールの送信は必ず上長の承認を経るような仕組みを提供します。また添付ファイルを自動的に暗号化し、万が一意図せず重要なファイルがメール経由で社外に流出してしまっても、その内容が漏れないようにできます。

また「m-FILTER」は、メールアーカイブの機能も備えています。それも、単にメールを保管するだけではなく、特定のメールを素早く検索・抽出できたり、メールの内容が改竄されていないことを担保できます。こうした機能は、一般的なシステム監査対応にはもちろんのこと、先に挙げた関税法のような法令で厳格に求められるメールアーカイブ要件にも十分応えることができます。

このほかにも「m-FILTER」には、先ほど紹介した5つの課題を解決するためのさまざまな機能が備わっています。残念ながら、そのすべてをここでご紹介するスペースはないのですが、当ブログでは今後、メールにまつわるさまざまな課題とその具体的な解決策について、幾つかのトピックに分けて詳しく紹介していく予定です。ぜひご期待ください。
<「m-FILTER」製品担当:三浦>

資料のダウンロード(Office 365やGmailへの移行によるセキュリティとコストの課題を解決する方法)

メールセキュリティには「m-FILTER」をおすすめします。

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