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Office 365を契機にクラウドメールの法人利用が一気に増加

現在、企業によるクラウドメールの利用が、急速な勢いで広がっています。その背景には、マイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」の爆発的な普及があります。Office 365では、Exchange Onlineによるクラウドメールのサービスが提供されます。しかしOffice 365自体はメールだけでなく、Officeなどのクライアントソフトウェアや、SharePoint Online、Skype for Businessなどのサーバアプリケーションなど、ビジネス向けのソフトウェア機能一式をクラウドサービスとしてまとめて提供します。

さまざまな種類のビジネスアプリケーションをクラウドサービスとして月額利用できるメリットが、多くの企業の間で認知された結果、今後Office 365はさらに利用者を増やすと見られています。その結果、自ずとクラウドメールの利用者も増えていくことが予想されており、ガートナーが2013年に発表したリポート^※1では「2017年には全企業の約3割がオンプレミスからクラウドメールに移行する」との予測も出ています。

「セキュリティ」と「運用コスト」がクラウドメール移行のハードルに

しかし、クラウドメールの利用企業が増え、そのメリットが広く知られるようになった一方で、その課題やデメリットも徐々に認知されつつあります。その最たるものが、セキュリティの課題です。Office 365が提供するメールシステムでも一定レベルのセキュリティは担保されていますが、近年多発するセキュリティ事故に十分対応できるだけのメールセキュリティ対策を講じるためには、不足している機能があるのも事実です。

例えば、メールの誤送信を防止するために、送信メールを一定時間滞留させる機能などは、メール誤送信対策としては代表的なものですが、Office 365では残念ながら提供されていません。あるいは、本来はBccに指定すべき宛先アドレスを間違ってCcに指定しないよう、大量の宛先アドレスがCcに指定されている際には、強制的にBccに変換する機能。これも、メール誤送信対策としてよく行われる手ですが、Office 365ではサポートされていません。このほかにも、宛先ドメインごとの添付ファイル暗号化など、きめ細かなメールセキュリティ対策を行おうとすると、どうしてもOffice 365の機能だけでは足りなくなる場面が出てきます。

また、一般的にはコスト削減効果があると信じられているクラウドメールですが、実はその契約形態によっては逆にコストがかさんでしまうこともあります。Office 365の場合は、特に「容量制限の有無」と「アーカイブの有無」によって利用料金が大きく異なってきます。「容量制限有り、アーカイブ無し」なら、確かに比較的リーズナブルな料金で利用可能ですが、これが「容量制限無し、アーカイブ有り」となった途端に、一気に利用料金が跳ね上がります。

ちなみに、クラウド総研が2015年3月～4月に行った調査^※2によれば、43.9％の企業がパブリッククラウド移行に際して「運用コスト増加」の懸念を抱いているそうです。企業の間でも、徐々にパブリッククラウドサービスの費用対効果に対する認識が変わりつつある傾向を示しているといえそうです。

「m-FILTER」でOffice 365に欠けている部分をうまくカバー

このように、企業がメールシステムをオンプレミスからOffice 365に移行する際には、どうしてもセキュリティと運用コストへの懸念が拭いきれません。そこで、Office 365のクラウドメールをよりセキュアに、かつコストパフォーマンスよく使うために、サードパーティ製のソリューションと組み合わせて運用することをお勧めします。

例えば、弊社が提供するメールセキュリティ製品「m-FILTER」を例に取って説明してみましょう。
「m-FILTER」は、先ほど挙げたような「メールの時間差配送」「Bcc強制変換」「宛先ドメインごとの添付ZIP暗号化」といった、Office 365ではカバーされていないきめ細かなメールセキュリティ機能を備えています。従って、これをOffice 365と組み合わせて運用することで、十分なセキュリティレベルを備えたクラウドメール環境を構築できます。

また、クライアントメールソフトとしてOutlookを利用している場合は、クライアント型のメール誤送信ソリューション「m-FILTER MailAdviser」を組み合わせることで送信前の誤送信チェックを行えるため、さらに強固なメールセキュリティを手軽に実現することも可能です。

加えて「m-FILTER」には、メールのアーカイブ機能も備わっています。これを活用し、Office 365は「容量制限有り、アーカイブ無し」の安価な契約内容とし、オンプレミスやパブリッククラウドの「m-FILTER」でアーカイブする運用を行えば、事実上「容量制限無し、アーカイブ有り」と同等の環境を安価に実現できます。事実、Office 365をユーザー数500人もしくは1,000人で3年間利用する場合、約半額程度までコストを削減できるとの試算もあります。

このように、「m-FILTER」のようなツールを組み合わせることで、Office 365のクラウドメールサービスをよりセキュアに、かつコスト効率よく利用できるようになります。Office 365の導入や運用に課題をお持ちの方は、ぜひ導入をご検討ください。
＜「m-FILTER」製品担当：三浦＞

• ※1 2013年6月 ガートナー予測：http://www.gartner.com/newsroom/id/2514915
• ※2 出典：クラウド総研「企業のパブリック・クラウドセキュリティに関する実態・意識調査」

クラウドメールのセキュリティ対策には「m-FILTER」「m-FILTER MailAdviser」をおすすめします。