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メール送信の「うっかり」が日々の業務を圧迫している

メールは今や、ビジネスになくてはならない重要なツールになりました。しかし、メールを介したコミュニケーションに過度に依存するあまり、日々メールの山に埋もれ、かえって業務効率が低下してしまった方も少なくないようです。

ある調査では、平均的なビジネスマンは一日あたり2時間以上も、メールの処理に時間を費やしているという結果が出たそうです。皆さんも、溜まりに溜まった未読メールに1通1通目を通し、返信を書いている間に、いつの間にか半日が経っていたような経験をお持ちではないでしょうか。

これは裏を返せば、メール作業の効率化が、そのまま業務全体の効率や生産性の向上に直結するということでもあります。そのため巷には、メール作業をスピードアップさせるためのさまざまなコツやライフハックが溢れかえっています。

よく聞くのが、「できるビジネスマンはメールの返信も早い」というものですね。あるいは、「メールに優先順位を設けて、重要なものだけにその場で返信する」というのもよく耳にします。あるいは「業務ごと、送信元ごと、あるいは優先順位ごとにメールをフォルダーに分類して管理する」というやり方も、多くの方が実践していることでしょう。

これらの多くは、「受信した大量のメールをいかに効率的にさばくか」という点に主眼が置かれています。しかし見落とされがちですが、メールの「送信」にも極めて多くの時間が費やされています。まずメールの文面を書く作業そのものに、それ相応の時間を要します。そのためメール送信作業の効率化というと、どうしても「文面をいかに素早く書き上げるか」という点に注意が行きがちです。

しかし実際には、メールを書き上げて送信した後に発生する「隠れた作業時間」に、多くのビジネスマンが貴重な時間を奪われているのです。例えば、相手から誤解を招くような言葉遣いのメールをついうっかり送ってしまった結果、互いに感情の行き違いが生じ、諍いやフォローのためのメールをその後延々とやりとりするはめになってしまった。あるいは、本来送るべき相手とは異なる宛先に誤ってメールを送ってしまった結果、相手方とトラブルになってしまい、その謝罪や事後対応のために奔走しなくてはならなくなった……。

ここまで極端なケースではなくとも、「ああ、あのときもうちょっと慎重にメールを送っていれば、こんなことにならずに済んだのに……」と思ったことは、誰でも一度や二度はあるはずです。日頃時間を取られている無駄な作業の中には、実はメールのコミュニケーションミスに端を発したものが多く含まれているのです。

メール送信時の宛先・文面自動チェックで無駄な対応時間を一掃！

では、こうしたメール送信にまつわる無駄を減らすには、一体どうすればいいのでしょうか？ 基本的には、「メールの文面を丁寧に書く」「送信する前に、必ず内容や宛先を確認する」といった作法を、一人ひとりが確実に守ることが重要です。とはいえ人間がやることですから、どうしてもうっかりミスは起こります。

ましてや、メールの山に埋もれ、その処理に日々追われている中では、どうしてもメールの送信作業に慎重さを欠きがちです。その結果、意図せぬ誤送信やコミュニケーションミスを引き起こしてしまい、結局は後になってそのフォローのために多大な労力を費やすことになる……メール処理を急ぎ、業務効率を上げているつもりが、むしろ生産性を悪化させているという逆の結果を招いているわけです。

こうした事態を回避するために役立つのが、送信メールの宛先や文面のチェックを送信者に課し、気付きを与えるITツールです。例えば、弊社提供のクライアント型メール誤送信防止ソリューション「m-FILTER MailAdviser」は、ユーザーのクライアントPCにインストールするだけで、メール送信者がメール送信ボタンを押した直後にポップアップ画面が起動し、宛先や本文、添付ファイル内容などに間違いがないか、チェック作業をメール送信者自身に促します。

たとえば「制限値を超えた数のメールアドレスが含まれていないか」「送信履歴に存在しない宛先が含まれていないか」といったチェック条件をあらかじめ設定しておくことで、これらの条件に送信メールが該当した場合、ポップアップ画面上に警告を表示して送信者に確認を促してくれます^※。文面や件名、添付ファイル名に関しても、使用を避けるべき文言や機密情報が含まれていないか自動的にチェックし、問題があればやはりポップアップ画面上でユーザーに警告してくれます。

「m-FILTER MailAdviser」のこうした機能は、本来はメール誤送信に起因する情報漏洩を防止するためのものですが、これまで説明してきたように、慎重さを欠くメール送信に端を発する無駄な対応を減らし、ビジネスマンの業務効率の向上、ひいてはワークスタイルの変革を実現するツールでもあるのです。

「メールを送るたびに、いちいち宛先や内容のチェックを行うなんて……」と、中には業務効率の足を引っ張られているような感覚にとらわれる方もいるかもしれません。しかし既に述べたように、メール作業の効率化は「急がば回れ」です。初めにちょっとした手間をかけてやることで、その後に発生する膨大な手間を省くことができるのです。情報漏洩対策のみならず、こうした生産性向上やワークスタイル変革のためのツールとしても、ぜひ「m-FILTER MailAdviser」の活用をお勧めしたいと思います。
＜「m-FILTER」製品担当：三浦＞

• ※ 宛先メールアドレス数の制限値については、警告表示以外に送信禁止の設定も可能です。

メール誤送信による無駄な対応時間を一掃するには「m-FILTER MailAdviser」をおすすめします。