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情報漏洩対策にもはや欠かせない「メール誤送信防止」

情報漏洩事故と聞くと、多くの方は「サイバー攻撃を受けて情報を盗まれてしまった！」「内部犯行によって機密情報が意図的に持ち出されてしまった！」といったケースを真っ先に思い浮かべるのではないでしょうか。確かに、昨今世間を騒がせる大規模な情報漏洩事故の多くは、こうした要因により引き起こされたものです。

しかし一方で、意図しないうっかりミスによって、個人情報や機密情報を外部に流出させてしまうケースも後を絶ちません。むしろ情報漏洩事案の件数としては、こちらの方がはるかに多いほどです。特に、メールを誤った宛先に送ってしまったり、間違ったファイルを添付してしまったことによって、意図せず情報漏洩を引き起こしてしまうケースが非常に多いようです。

こうした状況を踏まえ、メール誤送信を防止するためのセキュリティ製品を導入する企業が、年々増えています。弊社が開発・提供する「m-FILTER」も、そうした製品の1つです。メールゲートウェイ上でメールの宛先や本文、添付ファイルなどを自動的にチェックし、不適切なメールの送信を一括してブロックしたり保留できます。

またこれ以外にも、クライアント端末上にインストールして利用する「m-FILTER MailAdviser」というクライアント型の製品も提供しています。ゲートウェイ型の製品と比べはるかに簡単に導入でき、送信者に対し送信前に“気付き”を与えたり、ひいては“メールマナーの向上”にも利用可能なため、メール誤送信対策を手っ取り早く立ち上げたいと考える企業に加え、既に「m-FILTER」や他社製品で誤送信対策済みの企業による採用例が、近年急速に増えています。

クライアント型ツールでも添付ファイルの自動ZIP暗号化が可能

「m-FILTER」や「m-FILTER MailAdviser」のメール誤送信防止の機能を使えば、確かに誤送信に起因する情報漏洩を効果的に防ぐことができます。とはいえ、これによって誤送信を100％完ぺきに防げる保証はありません。これらの対策をもすり抜けて機密ファイルがメールに添付されて社外に流出してしまうリスクは、どうしても残ってしまいます。

そこで近年多くの企業で実施されている対策が、添付ファイルのZIP暗号化です。ファイルをパスワード付きZIPで暗号化した上で、メールに添付して送信します。そして別途、この添付ファイルを解凍するためのパスワードを送信先に通知するのです。こうすることで、たとえ間違ったファイルを添付して送ってしまっても、その中身が相手に読み取られることはないため、情報漏洩を防げるというわけです。

このような添付ファイルZIP暗号化の機能はその利便性の高さから、多くの日本企業や自治体においてニーズが高い機能です。しかし、近年急速に普及が進んでいるOffice 365 や Gmailといったクラウドメールのサービスでは、添付ファイルZIP暗号化の機能を標準でもオプションでも提供していません。そのためクラウドメールの新規導入に伴い、添付ファイルZIP暗号化が可能な製品も合わせて導入したいという声も多く聞かれます。

弊社が提供するゲートウェイ型の「m-FILTER」には、こうした添付ファイルのZIP暗号化を自動処理する機能が備わっています。ユーザーは特に何も意識せず、ただいつも通りにメールにファイルを添付して送信すれば、あとは「m-FILTER」が自動的に添付ファイルをパスワード付きZIPで暗号化し、解凍に必要なパスワードを送信者に通知してくれます。

「m-FILTER」添付ファイルの自動ZIP暗号化イメージ

既に多くの企業が、「m-FILTER」の添付ファイルZIP暗号化機能を日々利用していますが、実はクライアント型製品である「m-FILTER MailAdviser」にも同様の機能が標準で備わっていることは、あまり広く知られていないようです。添付ファイルの自動ZIP暗号化を実現するには、大掛かりなゲートウェイ型製品が必須だと思い込んでいる方が多いようですが、メールクライアントソフトとしてOutlookを利用している場合は、「m-FILTER MailAdviser」と組み合わせることで、ゲートウェイ型製品と比べはるかに手軽かつ低コストで自動ZIP暗号化を実現できます。

「m-FILTER MailAdviser」添付ファイルの自動ZIP暗号化イメージ

さらにオプション機能を追加することで、弊社のファイル暗号化・追跡ソリューション「FinalCode」と連動させ、パスワード付きZIPよりはるかに高度なIRM方式を使った添付ファイル暗号化を実施することも可能です。この場合、暗号化されたファイルの復号・閲覧にパスワードは必要なく、かつあらかじめ定められたユーザー以外は復号・閲覧できないようになっているため、より安全な添付ファイルのやりとりが可能になります。

ZIP暗号化も含め、添付ファイル処理の機能がさらに充実した最新バージョン

ちなみに、2016年9月にリリースいたしました「m-FILTER MailAdviser」Ver.3.2では、添付ファイル関連の機能がより充実しています。セキュリティ面では、携帯アドレス宛に添付ファイルを送信しようとした際に警告を表示したり、添付ファイル送信をブロックする機能が追加されました。これにより、例えば社員が社内機密情報を個人の携帯宛てに送信して情報を盗み出す内部不正行為を防止する手段として利用できます。それ以外にも、メールの宛先が警告表示対象外のアドレスであっても、添付ファイルがあれば必ず警告を表示する機能も搭載されています。

また、送信者のメールマナー向上に寄与する便利機能として、「添付」や「貼」といった「添付ファイルを連想させるキーワード」がメール本文中にあり、かつ実際にはファイルが添付されていない場合に警告を表示した上、メール本文中の該当キーワードを赤字で表示する機能も新たに加わっています。

さらに近年では、添付ファイルのセキュリティ対策により万全を期すために、パスワード付きZIPで暗号化したファイルの拡張子を「.zip」から別のものにあえて変更する企業も出てきました。こうした運用ニーズに応え、「m-FILTER MailAdviser」Ver.3.2では、ZIP暗号化された添付ファイルの拡張子をより簡単に変更できる機能も追加されています。

このように最新版の「m-FILTER MailAdviser」では、手軽に導入できるクライアントツールであるにもかかわらず、かなり本格的な添付ファイル処理の機能を実装しています。興味をお持ちの方はぜひ一度お試しいただき、その効果のほどを実感してみてください。
＜「m-FILTER」製品担当：三浦＞

メールの添付ファイル自動ZIP暗号化を手軽に実現するなら「m-FILTER MailAdviser」をおすすめします。