導入事例

パッケージソフトだけでは安全管理措置に対応できない

東光社では、人事・給与関係業務にパッケージソフトを利用しています。

そのパッケージソフトでは、バージョンアップによってマイナンバーの入力や帳票出力等の対応が施される予定ですが、パッケージソフトからダウンロードしたファイルの保護や社労士とのマイナンバーの受渡しまでは対応できず、大きなリスクと考えていました。

特にマイナンバー制度では、業務委託先から情報が漏洩した場合、委託元の企業がその責任を負うことになります。もしそういった事故が発生した場合、東光社のようなお客様から機密情報をお預かりする業態の企業では、信用の失墜に繋がり、会社の存続に影響を与えるような事態になり兼ねず、危機感を感じていたと須釜氏は語ります。

提供したマイナンバーファイルの削除まで「FinalCode」で管理

そういった課題に対して、東光社が選んだのが「FinalCode」でした。

社労士にマイナンバーを提供する際、パッケージソフトから従業員のマイナンバーをCSV形式でダウンロードし、そのファイルを「FinalCode」で暗号化します。閲覧者は、東光社の人事課員及び社労士のみとします。ファイルの提供方法はメールを想定していますが、「FinalCode」によってアクセス制御が掛かっているため、万が一誤送信をしてしまった場合でも情報漏洩の心配はありません。

東光社が特に「FinalCode」に期待しているのは、提供したファイルを東光社側の操作によって削除できる点です。 社労士に提供したマイナンバーファイルは、提供から30日後に削除する取り決めにしました。暗号化の際、閲覧期限を設定することで、期間経過後、ファイルが閲覧不可になり、社労士がそのファイルにアクセスすると、自動でファイルが削除されます。

須釜氏によれば、「マイナンバーファイルの生成から削除まで自社で責任を持って管理するプロセスを構築したことで、ガイドラインが定める安全管理措置に対応できる」といいます。