導入事例

ご担当者様の声
「FinalCode」のBox連携でクラウド上のファイルを守り、ブラウザービュー(BV)ファイルで社外に渡したファイルも守り続ける
パートナーズプロジェクト税理士法人 リーダー 渡邊勝明氏
パートナーズプロジェクト税理士法人
パートナーズプロジェクト税理士法人
パートナーズプロジェクト税理士法人は、月次決算や決算申告、相続税・贈与税の申告、株価評価など税務会計サービスのほか、創業や事業継承支援、事業再生支援なども手がけています。地元である新潟県中越地区を中心に、飲食業など小規模事業者から上場企業まで500社以上の取引先に税務会計サービスを提供しています。同社はパートナーズプロジェクトグループという専門家集団を組織しており、税務会計のほか、社会保険や法律に関わる課題にもワンストップで対応することが可能です。また、中越地方だけなく、新潟県全体の専門家団体である「スペシャリストアライアンス新潟(SAN)」にも参画し、県内全域のご相談にも対応しています。

BCP・テレワーク対策でBoxを活用、 セキュリティ強化のため「FinalCode」のBox連携を導入

パートナーズプロジェクト税理士法人 リーダー 渡邊勝明 氏
パートナーズプロジェクト税理士法人
リーダー 渡邊勝明 氏

パートナーズプロジェクト税理士法人は、従業員数約50人(うち税理士は12人)と、新潟県ではトップクラスの規模の税理士法人です。

同社は、パートナーズプロジェクトグループという専門家集団を組織しており、同じ平屋の建物内に法律事務所や社会保険労務士事務所、司法書士事務所、デザイン会社などがあることから、通常税理士だけでは対応できない課題に対してもワンストップサービスを提供することが可能です。

同社がクラウド化を進めた背景には「2019年の台風19号があります」と、同社リーダーで情報システムを担当する渡邊勝明氏はいいます。同社は信濃川に近く、ハザードマップでは浸水地域にあたります。社内の重要情報を管理するオンプレミスサーバーが水没すると、事業を継続できない恐れがあることからBCP対策としてBoxの検討が始まりました。その後、新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークにも対応するため、Boxの利用を始めました。社風が自由でDXなど新しいものに挑戦しやすい風土があることからもBoxへの移行も速やかに進んだといいます。

また、同社が利用する会計サービスもオンプレミスからクラウドに変わったことに伴い、会計サービスに付随するEDR(エンドポイントにおける検出と対応)や次世代ファイアーウォールなどを導入し、セキュリティ対策も本格的に始めました。

そうした中、Boxのセキュリティも強化しようと、認証基盤の強化とファイル自体のセキュリティ強化のどちらを優先させるか社内で議論した結果、まずはファイルセキュリティを強化する方針に決まりました。

渡邊氏は、「いくら認証基盤を強化しても、ファイルをダウンロードした後に外部へ漏洩してしまったらファイルを追うことはできません。Box連携できる3製品を比較・検討しましたが、万が一ファイルが漏洩した場合でも管理ツールによって、追跡・遠隔消去が可能な『FinalCode』がファイルセキュリティ製品として一番強力であると考え、これが導入の決め手となりました」と振り返ります。

ファイルの取り扱い方法を変えることについては、お客様には書面を作って説明し、その後もフォローを重ねることで徐々に浸透していったといいます。セキュリティ対策を強化している企業として取引先からの信頼も得ています。

Box連携による自動暗号化で、利用者が意識せずにセキュリティ統制可能

同社が扱っている情報は、企業情報(決算資料、事業計画書・経営計画書、企業間取引情報等の情報)や、個人情報(マイナンバー、個人確定申告書)、 個人相続関連情報(相続税申告書、個人資産情報)など多岐にわたります。特に、決算資料、個人情報、個人資産情報を守る必要があります。

渡邊氏は「会計事務所・税理士事務所は信用商売です。もし情報漏洩が発生すれば、お客様や社会からの信用が失墜し、企業の存続が危ぶまれます」と情報管理の重要性を語ります。

現在、「FinalCode」のBox連携として、61ライセンスを利用しており、通帳のコピーなども含め、企業の決算に必要な約70万ファイルの情報を管理しており、Box内のファイルで特に重要度の高いデータから優先的に暗号化しています(2022年2月現在)。

管理者である渡邊氏は、「Box自動暗号化フォルダやBoxとのコラボレータ権限連携機能、Boxファイル一斉暗号化解除、インシデント通知、リモート削除に特に利便性を感じています」といいます。

Box自動暗号化フォルダでは、Boxにアップロードすると「FinalCode」が自動暗号化するため、利用者が意識しなくても通常のBoxの操作をするだけでセキュリティ統制を効かせることが可能です。また、Boxには「コラボレータ」という機能があり、各ファイルに対するユーザーのアクセス権限や操作権限を管理者が制御することができます。「FinalCode」と連動しているため、Boxと「FinalCode」のそれぞれで権限管理を行う必要がなく、Boxの「コラボレータ」の管理のみでファイルを管理することが可能です。

「社外の方とやり取りをする際は、Boxのファイルリクエストと『FinalCode』の自動暗号化フォルダ機能を使っています」(渡邊氏)といいます。ファイルリクエストというのは、Boxのアカウントを持たないユーザーに対してファイルをリクエストするアップロード専用の機能です。これまでは、PPAPやUSBで重要な情報を受け取っていたといい、「Boxのファイルリクエストと『FinalCode』の自動暗号化フォルダ機能によって、税務申告等に必要な書類を安全に提出していただくことが可能になりました」(渡邊氏)。

Box連携の設定としては、Box所有者・共同所有者・編集者として、上書き保存や印刷ができる設定と、ビューアー・アップローダーとして、それらができない2種類の設定に分けています。「FinalCode」クライアントでは、ファイル取り出し可能など用途に合わせて5種類のテンプレートを設定して利用しています。引き継ぎなどもあることから、権限移譲の機能も活用しています。

PPAP対策として、専用ソフト不要で利便性に優れるブラウザービュー(BV)ファイルを活用

「FinalCode」には、ブラウザービュー(BV)ファイルという機能があり、通常の「FinalCode」での暗号化と同様に閲覧者を指定してファイルを暗号化することが可能です。BVファイルでは、復号に用いるクライアントモジュールのインストールが不要で、暗号化されたファイルをブラウザー上で閲覧することができます。

主な運用はBoxですが、BoxにあるデータをダウンロードしてBVファイルで送ることもあるようです。渡邊氏はBVファイルの活用について「お客様が『FinalCode』クライアントのインストールやクラウドストレージの利用が難しい場合、また、PPAP対策として、ファイルをメールに添付する際、BVファイルを使用しています」といいます。

BVファイルのメリットについて、渡邊氏は「BVファイルのパスワードは、相手先のメールアドレスにワンタイムパスワードとして送られてくるためわかりやすく、使用しやすいですね。BVファイルをメール添付するだけで、強固なセキュリティ対策になりますし、仮にファイルが漏洩してしまっても、不正にアクセスすることは不可能で、指定した人以外が開こうとすると『FinalCode』管理者にすぐさまインシデント通知が届きます。また、印刷禁止やダウンロード禁止といったカスタマイズ設定が可能であることもメリットですね」といいます。

より一層のDX化とセキュリティ対策の両立

季節によって飾りが変わるエントランス
季節によって飾りが変わるエントランス

同社の今後の事業展開について、渡邊氏は「同業他社に対する競争優位性の確保や生産性向上、テレワーク推進を行うために、より一層のDX化とセキュリティ対策の両立に取り組んでいきたい」といいます。

現在はまだ会計のRPA(ロボットによる業務自動化)やペーパーレス化は進んでいない部分もあるといいます。BCP対策やコロナ対策から始まったDX化を推し進め、Boxの認証基盤の強化も含めてセキュリティ対策も強固にしていく考えです。

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