各人に依存したルールのみの運用を脱し
ITツールによる誤送信防止の徹底を図る
情報システム部 部長
作田 義則氏
2011年の3社合併以来、TIS株式会社（以下、TIS）では、それまで各社が独自に築いてきたセキュリティポリシーやインフラの統合を進めてきました。コーポレート本部 情報システム部 部長 作田 義則氏は、「この1年で、ほぼ1本化することができました。そこで次は、より個別の課題克服に向けた取り組みを進めようと考えたのです。とくにメール誤送信対策は、金融関連のお客様が多いことから、具体的な仕組み作りを早急に実施する必要がありました」と語ります。
これまでも同社では、さまざまな方法で誤送信の防止に努めてきましたが、どうしても誤送信を根絶するに至りませんでした。メール担当部門のリーダーであるコーポレート本部 情報システム部 主査 高橋 和利氏は、「宛先確認や添付ファイルを一度開いて中身を確かめるなど明文化された運用ルールはあるものの、実際の送信の際には本人のチェックに委ねられていたのです。このため、チェック忘れなども発生し、誤送信を完全に根絶するまでには至りませんでした」と振り返ります。
「このことから、やはりルールを決めるだけでは限界があると痛感し、改めてシステムツールを併用してルール運用の徹底を図り、誤送信によるインシデントを根絶しようと決めたのです」（高橋氏）。
宛先を間違えない、わかりやすく簡単に使える
さらにシンプルで導入が早い点も決め手に
情報システム部 主査
高橋 和利氏
プロジェクト開始に先立って、TISでは2つのツール導入基準を決めたと、高橋氏は語ります。「まず、誤送信の件数そのものを減らして最小化する機能。これが最大の要件であり目標でもあります。もう1つは、必ず守ってほしいルールをツールに埋め込んで、ユーザーが勝手に変更できない機能。これらが必須要件でした」。
既存の誤送信防止ツールでは、ユーザー自身が機能をカスタマイズできるものも多くあります。しかしその設定を各人に委ねてしまうと、せっかくのツールによるセキュリティレベルの標準化や底上げが難しくなります。そこでTISでは、統制管理をシステムとして実現することで、運用ポリシーの徹底を図ろうと考えたのです。
2011年7月からは、本格化な製品の検討に入りました。6～7製品の候補から自社の要件に照らして最終的に3製品に絞りこみ、各ベンダーに直接説明を受けるなど個別の検討を重ねて、同年10月に「m-FILTER MailAdviser」の採用が決定しました。
TISのデータセンター内
高橋氏は、一番の決め手となったのが「宛先アドレスを間違えないこと」だったと指摘します。「ウィンドウの文字表示が大きく、宛先を確認しやすい。また送信先を会社ごとに分けてくれるのがいいですね。誤送信でも同じ会社の方に送った場合は、まだお詫びの余地もあります。しかし、同業種で別の会社だったら大問題です。こうした誤送信の発生件数を減少させたいという狙いに「m-FILTER MailAdviser」は合っていました」。
2つ目は「ユーザーに無理なく、わかりやすいこと」でした。TISの規模では従業員も多く、そのITリテラシーも人ごとにさまざまです。その点、画面が大きく表示メッセージもわかりやすい「m-FILTER MailAdviser」は、誰でも特別なトレーニングや知識なしに確実なセキュリティポリシーの運用ができる点が評価されたのです。
情報システム部 主査
金岡 伸悟氏
さらにもう1つのポイントは、「短期間で導入できること」だったと作田氏は語ります。「誤送信防止に絞り込んだ「m-FILTER MailAdviser」は機能もシンプルで、迅速に導入・展開できると考えたのです。今期中の導入を目指す上で、これは非常に有利でした」。
一方、「m-FILTER MailAdviser」には懸念もあったと、コーポレート本部 情報システム部 主査 金岡 伸悟氏は明かします。
「当社はプロパー社員だけで約7,000名、常駐の協力会社社員も含めると1万名が在籍しています。それだけに、何よりも安定運用を重視する立場から、同種の製品の中でリリースから日が浅く実績の少ない点をどうかと考えたのです。しかし検討の段階からメーカーの対応は非常に前向きで、問題発生時にもきちんとサポートしてくれたことから、導入後も長く付き合っていけそうと確信して採用を決めました」。以降は急ピッチで導入が進められ、期待どおり12月には全社展開を果たしました。
わずか2か月で誤送信が激減
社内の現場ユーザーにもスムーズに浸透
全社導入からわずか2か月、すでに誤送信防止の効果が明確に表れてきていると、高橋氏は評価します。「もともとインシデント件数自体は多くないので、数で見るとさほど感じないのですが、減少率で見ると激減したのがはっきりわかります。社内のセキュリティ管理部門が全社向けにインシデントの月次レポートを出しているのですが、このレポートに『誤送信が大幅に減ったので、皆さんも『m-FILTER MailAdviser』を使いましょう』というメッセージを2か月連続で掲載してくれました。これを見ても大いに手応えはあったと感じています」。
また当初、情報システム部では社内のユーザーから「こんなツールは面倒で不要」との不満が寄せられることを懸念していましたが、実際にはほとんどそうした声は挙がってきていません。「何か問題が起こるとユーザーは言ってきますが、何もないときには来ません。そういう意味でも、「m-FILTER MailAdviser」の使いやすさが現場にフィットしたのだと思っています」（高橋氏）。
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