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2015/06/04   
コンプライアンス・内部統制    m-FILTER   

メールの「バックアップ」と「アーカイブ」、ひょっとして混同していませんか?

バックアップとアーカイブの違い、本当に理解できていますか?

企業の情報システムを確実に運用していくためには、データのバックアップが欠かせません。基幹システムが管理する大事な業務データ、例えば取引データや財務データ、顧客マスタといったデータはビジネスの根幹を成すものですから、万が一のシステム障害やデータ破損の際にも確実にデータを復旧して、スムーズに業務を継続できるよう、普段からデータのバックアップを確実に行っておく必要があります。

また、今ではすっかりビジネスになくてはならない重要なインフラとなったメールに関しても、確実にバックアップをとっておいて、いざというときにはメールデータを素早く復旧して、業務停止時間を最小化できるような体制を整えておく必要があります。

一方で、メールの「アーカイブ」の必要性と、その具体的な内容について、自信を持って答えられる方がどれだけいるでしょうか? 普段から業務システムのインフラ運用に携わっている方であれば、「そんなことは常識だ!」と思われるかもしれません。しかしアプリケーション開発者の方や、あるいはマネージャー層/経営層の皆さんの中には、実は「アーカイブとバックアップの違い」についてきちんと理解されている方は案外少ないのではないでしょうか?

確かにメールのアーカイブも、メールサーバーに保管されたメールのデータを別の場所に保管しておくという意味では、バックアップと同様です。しかしこの両者はそもそも、その目的も、具体的な取り組みの内容も、まったく異なるものなのです。

バックアップの目的は先ほど述べた通り、システムの復旧にあります。従って、保管しておくデータの範囲や形態も、システム復旧という目的のために最適化されています。具体的には、ある時点でのシステムの「スナップショット」を丸ごとコピーしておくのです。そして万が一システムに障害が発生した際には、そのコピーをそのままリストアして戻せば、その時点でのシステムの状態を丸ごと再現できるというわけです。

一方のメールアーカイブの目的はシステム復旧にはなく、主に「コンプライアンス対応」にあります。より具体的に言えば、法令や監査、社内規定などの要請に応じて、特定のメールを過去に遡ってすぐに参照できる体制を整えておくためのものです。そのためには、ある時点で存在したメールだけではなく、一定期間内に生成されたすべてのメールを保管しておく必要があります。また、その中から目当てのメールをすぐに検索・抽出できるように最適化されたデータ構造やインデックスを備えている必要があります。

アーカイブの目的や用途に特化した各種機能を備える「メールアーカイブ製品」

もう少しだけ詳しく、メールのバックアップとアーカイブの違いについて見ていきましょう。バックアップの目的は、先ほども述べた通りシステムの復旧です。そのため、バックアップデータのデータ構造やインデックスも、バックアップソフトウェアがバックアップ処理/リストア処理をなるべく効率よく行える形に最適化されています。逆に言えば、バックアップ/リストア以外の用途においては、必ずしもベストではないということです。例えば、バックアップの中に含まれる特定のメールを参照するには、まずバックアップデータ全体をリストアし、メールシステム全体の復旧を待たなくてはいけません。

また、一般的にメールボックスの容量には制限があるため、何年も前のメールデータがそのままの形でメールサーバーの中に残っていることは稀であり、バックアップデータ自体も定期的に廃棄するのが実際に多くの企業で行われている運用です。こうした運用の下では、コンプライアンス対応のために過去メールが急遽必要になっても、対象メールは既に廃棄されていて見付からないといった事態も考えられます。

その点アーカイブは、長期間に渡るメールデータ保管を目的にしており、一定期間内に生成されたメールをすべて保持しています。またそれらの中から、特定のメールをその場で即座に抽出できるよう、検索に特化した機能やデータ構造を備えています。弊社のメールセキュリティ/アーカイブ製品「m-FILTER」を例にとると、日付や送信元、送信先をキーにした検索はもちろんのこと、メールや添付ファイルの本文、件名、ファイル名に含まれる特定のキーワードを指定したフリーワード検索も簡単に行える機能を備えています。

また、裁判や監査の証跡としてメールを当局に提出する場合は、そのメールが決して捏造・改竄されていないこと、つまりその「正当性」を示す必要があります。この点においても、「m-FILTER」はデータの正当性を客観的に担保できる機能を備えています。こうした機能は、一般的なバックアップ製品には決して含まれていない、メールアーカイブ専用製品ならではのものです。

このように、メールのバックアップとアーカイブはそもそもの目的や要件、あるいは必要とする仕組みや技術の面において、似て非なるものです。従って、それぞれの用途に最適化されたITソリューションを導入し、適切に使い分けることが肝要だと言えるでしょう。
<「m-FILTER」製品担当:瀬川>

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