株式会社イノメディックス｜導入事例｜デジタルアーツ株式会社

メールの添付ファイル暗号化とアーカイブをクラウドで導入できないか？

東京都文京区に本社を構える株式会社イノメディックス（以下、イノメディックス）は、医療機器や医療材料のディーラーとして関東エリアでトップクラスのシェアを誇る商社です。さまざまなメーカーの医療機器や医療材料を、主に関東エリアの病院や医療施設に提供するほか、医療機器の修理や保守、病院施設の新設や増改築時のコンサルティング、院内物流管理業務の受託・運用など、医療に関わる幅広いサービスを展開しています。

イノメディックスでは日々の業務において、社内外とのコミュニケーションや情報のやりとりの多くがメール中心になっています。一方で、情報システム部長舩越義雅氏によれば、以前はメール環境・運用の統制面で課題を抱えていたといいます。

「長らく外部ベンダーが提供するメールのホスティングサービスを利用してきましたが、オプションサービスが充実しているとはいえず、まずは、システム監査に対応するうえで必須となるメールアーカイブを実現できる製品・サービスを検討することにしました」。

このようにして多様な製品・サービスを調べるうちに、多くがアーカイブだけでなくセキュリティ対策をはじめとする幅広い機能を備えていることが分かったといいます。そこでイノメディックスではこれを機に、アーカイブ以外の機能の導入も視野に入れることになりました。

最初に導入することにしたのは、添付ファイルの自動暗号化の仕組みです。社外の顧客や取引先と、メールの添付ファイルを通じて重要な情報を多くやりとりしており、メールの誤送信が重大な情報漏洩事故に直結する恐れがあったのです。

そこで、メールの添付ファイル暗号化とアーカイブの機能を両方備えた製品・サービスを複数検討しましたが、情報システム部グループ長衞藤拓氏によれば、イノメディックスが抱える特殊な要件に合致するものはなかなか見つからなかったといいます。では、その特殊な要件とはいったいどんなものだったのでしょうか。

「弊社は現在、社内のサーバーをクラウドへ移行する取り組みを進めています。そこで今回導入する製品・サービスも、クラウドサービスとして利用できることが必須条件でした。しかしクラウドサービスとして導入するためには、メールのホスティングサービス側で何らかの設定変更を行う必要があり、ベンダーもあまり積極的に対応してくれそうにありませんでした。半年間ほどさまざまな製品・サービスについて調査したのですが、ホスティングサービスの設定変更をせずに済むものは結局見つからず、一時は暗礁に乗り上げたかと思いました」（衞藤氏）。

「ｍ-FILTER@Cloud」のリリース直後に試用版の評価を開始

そんななか、取引のあったSIベンダーから朗報が届きます。

「m-FILTER@Cloud」のリリースに関する情報を聞きつけて、すぐさま教えてくれたのです。SIベンダーの担当者の話では、「『m-FILTER@Cloud』なら、メールホスティングサービス側の設定を変更せずとも、メールのアーカイブや添付ファイル暗号化の機能を実現できる」とのことでした。

衞藤氏は早速、「m-FILTER@Cloud」のリリースイベントの会場に直接出向き、その場で試用の申し込みを行いました。本当に、ホスティングサービスの設定変更なしで要件を満たせるのか、すぐに社内のメール環境で、「m-FILTER@Cloud」の試用版を使った評価作業を始めました。情報システム部の担当者内でメールを「m-FILTER@Cloud」経由で送受信するよう設定し、アーカイブの機能や添付メールの暗号化機能などが要件に合致するか、慎重に検証を重ねたといいます。

「PCを使ったメールの送受信はもちろんのこと、出先でiPad を使ってメールをやりとりする社員も多いため、iPadを使った評価も行いました。まずはメールの添付ファイルのパスワード付きZIPへの自動暗号化、アーカイブと検索などの機能を評価しましたが、そのほかにも『m-FILTER』がもともと持っている送信メール保留の機能など、他の機能についても一通りの評価を行いました」。

評価の結果は、良好だったといいます。添付ファイル暗号化とアーカイブの機能は、イノメディックスが求める要件を十分に満たせることが判明したほか、処理実行の条件を柔軟に設定できる点が好印象だったと衞藤氏は振り返ります。

「取引先によっては、既に独自のルールを定めて添付ファイルの暗号化とそのパスワードを運用しているところもあります。そういう相手に添付ファイルを送る際、システムによって勝手にファイルが暗号化されてしまうと既存の運用ルールに抵触する可能性があります。しかし『m-FILTER@Cloud』の場合は、ファイルの種類や送信先ごとに自動暗号化を有効化・無効化できるため、そうしたケースにも柔軟に対応できます」。

充実した機能とともに、こうした運用の柔軟性を高く評価した結果、最終的に同社は「m-FILTER@Cloud」の正式導入を決定しました。

メール誤送信による情報漏洩対応と監査対応を大幅に強化

情報システム部作山博哉氏によれば、「m-FILTER@Cloud」の導入作業は極めてスムーズに運んだといいます。

「基本的には、ユーザーが利用するメールソフトウェアの設定を変更するだけで済みました。まずはITリテラシーの高いユーザーを中心に限られた範囲で導入し、徐々に適用範囲を広げていきました。最終的には、社内で利用されているメールクライアント約500の設定を変更し、社内外でやりとりされるすべてのメールを『m-FILTER@Cloud』を経由するよう設定しました」。

導入前には、あらかじめ全社員に対して添付ファイルが自動的に暗号化される旨を周知しました。しかしそれでも導入当初は、添付ファイル付きメールを受け取った社外の受信者からの問い合わせが多く寄せられました。

「社外の顧客や取引先に対して、『この日を境にメールの添付ファイルがすべてパスワード付きZIPファイルになります』という旨を通知する文章を情報システム部で作成し、社員に案内しました。それでも一部の顧客や取引先からは問い合わせを受けたり、セキュリティポリシー上ZIPファイルを受け取れない相手がいることが判明したりするなど、一部では混乱も見られました。しかし対応方法を丁寧に案内した結果、そうした問題もすぐに解決していきました」（作山氏）。

なお、社内のユーザーからは、「これまでいちいち手作業で添付ファイルを暗号化していたのが、すべて自動化されてとても楽になった」という声が寄せられるなど、好意的に受け止められています。そして何より、メール環境を管理する立場にある情報システム部では、メールのコンプライアンスやセキュリティ対策が強化されたことで安心感が大いに増したといいます。

「添付ファイル付きのメールを間違った相手に送信してしまったり、誤ったファイルを添付してしまったりすることによる情報漏洩のリスクは確実に減りました。またメールアーカイブを新たに導入したことで、今後予定されるシステム監査において確実かつ迅速に証跡を提供できるようになりました。各社員のPC上にしかメールが残っていなかった以前の状態と比べると、雲泥の差です」（衞藤氏）。

舩越氏も「ホスティングサーバーにも柔軟に対応するクラウド形式で、メールの誤送信・標的型攻撃対策が導入できました」と評価します。現在は、メールの誤送信対策機能とアーカイブを中心に利用していますが、標的型をはじめとする外部からの攻撃メールの検知ができ、送受信ともに安全なメール運用ができるのは大きなメリットだとしています。さらに、「m-FILTER@Cloud」では、外部からの攻撃メールの検知だけでなく、リスク情報提供サービス「Dアラート」で、危険なメールの情報まで提供してくれるため、従業員への注意喚起としても役立っているといいます。

今後は「自社のメール環境のセキュリティやコンプライアンス強化に寄与できる機能がまだまだたくさんあるので、今後ぜひ活用していきたいですね」（舩越氏）。

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