Web版Outlookとクライアント版Outlookに対応したポップアップ型の誤送信対策「m-FILTER MailAdviser」Microsoft 365対応版

受信したファイルを閲覧する際の注意

「m-FILTER MailAdviser」Microsoft 365対応版 - 誤送信対策

Web版Outlook(OWA)、新しいOutlookに対応した
ポップアップ型メール誤送信対策で、強固な「メール誤送信防止」と「PPAP対策」が可能

「m-FILTER MailAdviser」(Microsoft 365対応版)は、メール送信時にポップアップ画面を表示して宛先や本文、
添付ファイルなどに間違いがないかの チェック作業をメール送信者自身に促し、誤送信リスクの気付きを与え誤送信を防止します。

「m-FILTER MailAdviser OWA」の画面説明

「m-FILTER MailAdviser」(Microsoft 365対応版)
“脱PPAP”に対応したファイルの送付が可能

PPAP対策として、デジタルアーツが提供するクラウドストレージにファイルを自動的にアップロードして、
受信者にファイルを共有する仕組みを搭載しています。クラウドストレージにアップロードされたファイルは、閲覧権限のある受信者しか
閲覧できず、送信者はファイルの閲覧権限を、ポップアップ画面やWeb版Outlookのメール送信済み画面 から指定することが可能です。

“脱PPAP”に対応したファイル送付のしくみ図

宛先タブ

宛先アドレス組合せ確認機能で、チェック慣れを低減

送信メールの宛先アドレス(To,Cc,Bcc)の組合せパターンを学習させ、よく送る宛先アドレスの組合せの場合にはポップアップせず、初めて送る宛先アドレスの組合せの場合にだけポップアップさせます。
ポップアップの回数を減らし、確認が必要な場合のみポップアップすることで、ユーザーのチェック慣れを低減しつつ、誤送信の防止を図れるようにする機能です。

図:宛先アドレス組合せ確認機能で、チェック慣れを低減

To、Cc、Bccの宛先の数を自動でチェック!

To、Ccが設定した数を超えた時には「警告表示」、To、Cc、Bccの合計数が上限数に達した時には「送信禁止」など、宛先の数に応じた設定が可能です。メール送信時に宛先の数を自動でチェックするので、大量の宛先設定時の「うっかり誤送信」を防止します。
また、外部のメールアドレスが宛先に含まれる場合にのみ機能を有効にすることも可能です。

図:To、Cc、Bccの宛先の数を自動でチェック

本文タブ

図:本文タブでは件名と本文が再確認可能

特定キーワードが含まれる・含まれない、いずれの場合も、「警告表示」「送信禁止」が可能に

件名、本文、添付ファイル名、それら全体に事前ルールとして登録されたキーワードが含まれているかのチェックに加え、含まれていないかのチェックも可能に。
検知キーワードルールのチェック該当時のアクションとして、警告表示に加え送信禁止も選択できます。
あわせて、チェック該当時はポップアップ画面から「検知ルール確認」も可能です。

図:件名、本文、添付ファイル名、事前に登録されたキーワードをチェックして表示

ファイルの添付漏れ時に注意喚起表示

メール本文中に「添付」「貼」などの文字列があるにも関わらず添付ファイルが無い場合の注意喚起警告も可能なため、メールマナー向上にも役立ちます。

図:ファイルの添付漏れ時に注意喚起表示

本文内容のスクロールを強制することが可能

社内外の宛先に関わらず[本文]タブで内容をすべて確認するよう警告を表示し、スクロールを強制することで送信者のメールマナー向上に役立ちます。

図:メール本文内容のスクロールを強制し、確認を促す

添付ファイルタブ

添付ファイルを自動でストレージにアップロード、パスワードレスなファイル受け渡しが可能

PPAP対策として、デジタルアーツが提供するクラウドストレージにファイルを自動的にアップロードして、受信者にファイルを共有することが可能になります。

図:PPAP対策として添付ファイルを自動でストレージにアップロードし、パスワードレスでファイル受け渡しします

送信後にファイルの閲覧情報の確認と閲覧権限を変更することが可能

送信したファイルの情報は、送信者自身で変更可能で、誤送信した際にもファイルの閲覧権限をはく奪することが可能です。

図:送信後にファイルの閲覧情報の確認と閲覧権限を変更

その他の機能

管理者の負担を軽減する導入が可能

導入の際は、 Microsoft 365上でMailAdviserの登録をするだけで簡単に設定が可能。既存のネットワークやシステムの構成変更も必要ありません。管理者やユーザーの負荷を軽減しつつ高機能な誤送信対策を容易に実現できるだけでなく、リーズナブルな導入コストも魅力です。

図:4ステップで簡単導入

Microsoft Entra ID上のセキュリティグループごとの管理が可能

Microsoft Entra ID 上のセキュリティグループごとに管理が可能なため、部署ごとの管理やポリシー変更が柔軟に行えます。

図:Microsoft Entra ID上のセキュリティグループごとの管理
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