情報収集・提供・共有に欠かせないIT「i-FILTER」導入は2008年
水田 英行さん
山陽新聞社は、暮らしと文化の発展のため、地域に密着した情報提供を続ける新聞社です。1879年の創業以来、地域とともに歩み続け、より深くわかりやすく新鮮な情報を提供し続けています。
「インターネットは、新聞社にとっても情報収集や提供の鍵を握ります。弊社ではIT環境の整備を始めた10年前から、ウイルス対策製品に付属する形で、海外製のフィルタリングサービスも使用していました」。社内のネットワークを手がけている総務局部長の水田英行さんは語ります。しかしあくまでメインはウイルス対策であり、フィルタリングそのものはほとんど活用していなかったのだとか。そんな中、2008年に海外製フィルタリングサービスが終了したのを契機に見直しを図り、『i-FILTER』の導入を決めました。「これまで以上にWebからの脅威や情報漏洩などへの懸念が高まっていたため、やはりフィルタリングサービスはセキュリティの維持において必須であると判断しました。比較検討した結果、最終的に国内において多くの実績のある『i-FILTER』の導入を決めました」。同社は現在、「i-FILTER」を500ライセンス導入し、活用しています。
社内情報・コミュニケーションツール導入で素早く正確な情報共有を狙う
「i-FILTER」の使い心地について水田氏は語ります。「それまで使っていたのが海外製だったので、まずは日本語環境で設定できることがありがたかったです。フィルタリング強度設定もカテゴリ分類機能も使い勝手がよいため、管理が大変楽になりました。目的とする「行くつもりがなかったサイトへ勝手に誘導されない」環境が、容易に、そして確実に実現されました」。
こうしてIT環境を整えるにつれ、本社内はもちろん、県内外26か所に点在する支社・支局との社内伝達力の向上が課題になっていったのだとか。「そこで2010年12月にオープンソースによるコンテンツ管理システム『SOYCMS』（日本情報化農業研究所、テンプレートデザインはLady Beetle Design）を使った社内専用掲示板を作ることになったのです」。
水田氏が、この専用掲示板の閲覧率を向上させるために、当初から目を付けていたのが「i-FILTER Info Board」でした。
「i-FILTER Info Board」導入で社内情報共有ツール活用率が劇的に向上
社内専用掲示板の企画段階から「i-FILTER Info Board」導入を視野に入れていたという水田さん。その理由について伺いました。「社員連絡用のコミュニケーションツールはいろいろありますが、気軽に閲覧してもらえなければ意味がありません。パスワード入力が必要なグループウェアを避けたのも、少しでも閲覧時にかかる手間を省く必要があったためです。社員はみな、毎日必ずインターネットを使用するため、ブラウザを立ち上げたときに、社内掲示板の最新情報を閲覧させる機能をつけたいと考えていました。ただし、社内掲示板をブラウザのホームに設定するのでは、ユーザによる変更が可能なため意味がありません。社内専用掲示版を確実に表示できるソリューションは、この製品一択でした。しかもすでに『i-FILTER』ユーザーならば、オプション機能として、すぐに導入できるのも魅力でした」。
予算の関係から「i-FILTER」の契約更新に合わせた2011年2月に導入。その効果は絶大だったと水田さんは語ります。「導入前は、社内掲示板にすでに掲載したにもかかわらず、その情報について質問されてしまうほど浸透率が低く、残念ながら閲覧されているとは言いがたい状況でした。しかし『i-FILTER Info Board』の導入後は、大きく変わりました。1日あたり430人と、社員の90%以上が閲覧するようになり、配信した当日中には伝えたい情報が確実に行き渡るようになりました」。
「i-FILTER Info Board」で業務効率化・コストダウンを実現
ブラウザを立ち上げると同時に社内掲示板が表示され、確認のボタンをクリックしなければ他のホームページを見ることができない「i-FILTER Info Board」。その情報伝達効果は絶大のようです。
「出先の記者も含め、社内ネットワークに接続したほとんどの社員が、毎日社内掲示板を閲覧するようになったため、全支社・支局に行き渡るまで数日かかっていた情報も、当日に伝達できるようになりました。定期的に配布している社内資料をはじめ、各種申請時に必要な書類や社内規約などの書類なども、必要な人が必要なときに印刷できるようにデジタル化したことで、ペーパーレス化が急速に進み、コストダウンも実現しました。さらに最近では、各部署からも“この情報を載せて欲しい”という要請が増えており、社内の情報共有やコミュニケーションが加速しているのを実感しています。「i-FILTER」を導入されている企業ならば、コストをかけず情報共有を加速できる「i-FILTER Info Board」を活用すべきだと思いますね」。狙ったとおりの導入効果に、水田さんは熱く語ります。
「i-FILTER Info Board」導入からたった2か月で、社内掲示板は同社になくてはならないツールに成長したようです。
媒体ごとの特性を活かしつつ、社内情報共有ツールのさらなる活用を目指す
「i-FILTER」でWebを介したインターネットセキュリティの対策を強化。さらにオプションの「i-FILTER Info Board」を導入して社内の情報伝達を迅速化・効率化している同社。今後の展望を伺いました。「i-FILTER Info Board」のおかげで社内掲示板に掲載した内容が24時間以内にほとんどの社員に伝達できる効果は非常に大きいです。紙を使わないのも省資源や経費面でメリットがあります。今後はこの『i-FILTER Info Board』と社内サーバーの連携をさらに強化し、デジタル化した社内資料の書庫的な活用や情報の双方向性にも取り組みたいと考えています」。
これからの経営環境においては情報伝達の迅速化や情報共有化は重要なポイント。「i-FILTER Info Board」は社内の情報発信・共有のさらなる発展を支え続けます。
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