コロナ禍をチャンスに変える!
テレワークでビジネスを加速させた方法

長引くコロナ禍でのテレワークに様々な「不安」や「仕事のやりにくさ」を
感じる企業様が多いのではないでしょうか?
そこで、2020年4月以来オンライン会議ツール「Desk@Cloud」を
活用することで、快適なテレワークとより密度が濃い
コミュニケーションを実現した弊社の事例をご紹介させていただきます。

通話&チャット&オンライン会議システム 「Desk@Cloud(R)」

「Desk@Cloud」社内導入事例インタビュー 管理部 人事課

今回は、オンラインでのお悩みも多い新卒社員研修についてご紹介します。
入ったばかりの新卒社員のコミュニケーションがオンラインで成立するのだろうか…?
と不安を抱えていらっしゃる方、ぜひご覧ください。

【チャット・オンライン会議システム「Desk@Cloud」】
いつでも、どこでも、誰とでも、チャット・オンライン会議ができるコミュニケーションツール
1対1の会話から、最大50人までのグループによるオンライン会議が誰でも開催可能
チャットルームにはファイル共有やファイル保存もできる

インタビュアー
マーケティング部
山田 朝子
管理部 人事課
担当課長 迫平 直幸
管理部 人事課
栁沼 秋
マーケティング部
「Desk@Cloud」
プロダクトマネージャー
保屋松 彩佳

【 課題 】

過去に例を見ない…!手探りでスタートした在宅環境による新入社員研修

山田:当社では2020年4月6日(月)から在宅勤務が開始されました。研修のスタートが在宅、ということで準備もかなり大変だったのではないでしょうか?

柳沼:方針としては、新入社員への細かな連絡から研修まで「Desk@Cloud」のチャットやオンライン会議を使っていくことになりました。新入社員のフォローアップ期間でのコミュニケーションは、対面が主流だったため、コミュニケーションが円滑にできるのか、そもそもオンラインで研修が成立させられるのか、見えない中で大急ぎで準備しました。

迫平:新入社員の皆さんに在宅勤務環境整備、社内ネットワークへの接続と「Desk@Cloud」等各ツールの使い方、セキュリティのための社内ルール等々のレクチャーをし、運用マニュアルなどを作りながらアップデートするという作業を研修と並行しながら行いました。
総務・情シスなど管理部門の協力もあって進めることができましたね。
新入社員へのパソコンの渡し方から研修の方法など、もろもろ在宅勤務仕様への変更を検討して決まるまで、数日~1週間くらいで準備したと思います(笑)

山田:だいぶ急でしたね!


スタート時の課題

(準備の課題)
新入社員全員の在宅勤務環境整備
(インターネット回線確認、モバイルルーター賃与など)
「Desk@Cloud」他グループウェアや申請システム等各ツールの利用方法伝達
(運用マニュアル整備、社内セキュリティルールのレクチャーなど)
(運用の課題)
フルオンライン研修のノウハウ不足によるコミュニケーション不安
新入社員の精神的ストレス、モチベーション低下につながるのではないかといった不安

【 実践 】

オンラインだからこそアウトプットを意識したカリキュラムに軌道修正
即ビジネスへの実践に活きる研修を目指した

山田:2020年度の新卒社員はグループ全体で33名でしたね。フルオンライン研修となったことでどのような点を意識されましたでしょうか?元々アウトプット型の研修を目指していたとも伺いました。

迫平:そうですね、研修計画を立てる段階で、“アウトプット”の項目を重視するという方針で組んでいました。ですので、コンテンツの内容は変えず、グループワークを増やすなど、「取り組ませ方」を変えました。

新入社員研修の概要

  • 狙い:アウトプットを重視し、実践で高パフォーマンスが発揮できることを目指す
  • 対象: デジタルアーツグループ 新入社員 計33名(2020年度)
  • 期間:2020年4月(全体研修) / 5月〜6月(部門研修/職場実践)
  • 主な内容:基礎概念の習得
    ビジネス基礎スキル、マナーの習得
    会社、事業、製品への理解

【 新入社員研修の利点① 】

リアルタイムでビジネスに繋げるアウトプット型の研修が可能

迫平:講義を受けたら、受けて終わりではなく、チームごとに内容を資料にまとめて、他のメンバーにプレゼンするということを繰り返し行いました。リアルの講義だと積極的に質問をする人だけがアクションを取っていることになりますが、チャットだとそれぞれが役割を果たして色んな人が活躍できる機会になるんです。また、講義で疑問に感じたことは、意見を集約してチャットでスピーカーの方に質問する、といったことも行いました。
この中で、「業務理解・組織理解」のカリキュラムでは、当時開発途中であった「Desk@Cloud」改善ポイントのアイデアをまとめ、開発部に提出する」というワークを取り入れることにしたのです。
数人ごとにいくつかのグループに分け、各グループでアイディアをまとめて発表、さらに新入社員全員でひとまとまりの資料にまとめ、最終的に開発部長に新入社員自らプレゼンしたんです。
実際に、新入社員が提案した機能を開発チームが即時実装して下さったので、私たちも新入社員たちも本当に驚きましたし嬉しかったですね。
彼らにとって今リリースされている製品を更に良くしていく点を自分達で見つけて、開発に繋げられたという取組みは成功体験となりました。

山田:まさに「メーカーならでは」の生きた研修ですね!

迫平:開発部長への提案は、新入社員にとってはとても緊張したと思いますが、「経験がないのでできない」とか「新卒1年目なんて組織に貢献できることなんて無い」と思いがちな人もいるけど、そんなことはないんだよと伝えたかったというのもあります。
新入社員は、もう少し座学の期間が続くと思っていたでしょうから、このワークで集中力がグッと高まったのを感じましたね。

山田:聞いただけなのと、自分達で内容をまとめるのとでは、理解力が違いますね。

迫平:従来の集合研修だと、研修用の資料は印刷した紙を予め用意することが多く、良くも悪くもその用意したものの範囲で済んでしまう。「検索して調べながら、これについて検討し合おう」というようなことが、オンライン研修だとすぐできるというメリットを発見しました。

企業向けテレビ会議ツールの活用 1.集合研修時
企業向けテレビ会議ツールの活用 2.グループワーク時
企業向けテレビ会議ツールの活用 スクリーンショット

迫平:また、新入社員同士のチームワークも高まりました。出社して研修を受けていれば、退社時に一緒に帰って、そこで会話を重ねることで関係を作っていく機会がありますが、在宅だとそれが無いのでコミュニケーションの部分が心配でした。
8時間、一人でただ聞きっぱなしというのは休憩を入れながらとはいえ辛い、「持たない」と思いました。ですので、「自分でアクションを起こす」ことはこうした意味からも重要だと考え、意識的にさせることを心掛けました。

山田:確かに、大学などでも、新入生が一日中オンライン講義で心労になってしまう方が多いようですね……。その点自分でアクションを起こしてアウトプットをしていくことで、身につくし、継続的に学習できる、二重の効果がありそうですね。
とはいえ、一般的なビジネスマナーである電話対応やビジネスメールの研修はどのように行ったのでしょうか。
これはオンラインでは難しそうなイメージです。

【 新入社員研修の利点② 】

指導の効率化

柳沼:電話対応の研修は、カメラをオフにすればオンライン会議も電話のようなものなので、同じ部屋内でシミュレーション的に実践するよりも、より”電話感”を演出して研修ができたと思います。

迫平:ビジネスメールの研修では、世代的にLINEとかSNSのやりとりが主なので、ビジネスメールどころか、メールそのものになじみが無いため、メールの書き方のマナーなど丁寧に添削するように心がけました。

柳沼:例えば、研修の中でスピーカーの方に対する質問など他部署の方に連絡を取る場合のメールやチャットの文面を、私たちが確認して送ってもらうようにしていました。
研修の全体グループでメールの文面を画面共有しながら添削したり、メールの本文をチャットに載せてフィードバックを依頼してくる人もいて、その使い方は想定していなかったのでイマドキだなあと感じましたね(笑)
私たちからも画面共有で指摘ポイントを示しながらフィードバックをするなど、オンライン会議ならではの指導ができたので、この点も対面の研修よりも効率良く進められた優勢ポイントだったかもしれません。

山田:確かに、メールだけのやり取りだと、個々がメールを送ってきて、個別に添削しなければならないなど、指導の管理が煩雑になりますが、グループチャットでやれば全員に共有されて効率も良くできますね。

【 新入社員研修の利点③ 】

自主性の引き出しやすさとコミュニケーション促進

保屋松:チャットやオンライン会議だと、会議室に30人以上のメンバーが集まってやるよりも、発言や質問などもしやすい、といったことはありますか?

迫平:1対Nのコミュニケーションで、対面だとためらうことも、チャットというもうひとつのルートができたので聞きやすくなったようで、全体的なレスポンスは増えたと感じます。
チャットルーム内での会話はつねに共有されているので、「あっ、自分も聞きたかった」という質問の回答も得られるし、チャットルーム内にナレッジが蓄積できます。いい聞き方の質問が出ると、次の質問がしやすくなったり、「こんな質問してもいいのかな……」という質問が出るとハードルが下がって聞きやすくなったりしたのもいい展開でした。
また、「Desk@Cloud」は誰でもチャットルームを作れるので、グループワークの際は新入社員が自主的にグループを作って課題に取り組むようになり、新入社員間のコミュニケーションも促進しましたね。

保屋松:新入社員の自主性を引き出せているという点もポイントなのですね。
他社製品だとグループチャットルームを増やすのに追加費用が掛かるものもありますが、「Desk@Cloud」は1対1のチャットもできるし、だれでも任意にグループルームを作れるところがオススメです。

柳沼:自主性というと、「タグ付け」を新入社員が使いはじめたことが印象的でした。研修の感想のまとめのタグを作ると後で検索できるので情報をまとめられるとか、研修を通して活用できたので便利だったなと感じます。私たちも使ったことがなかったので、逆に教わりました(笑)

保屋松:情報の集約ができるというのも、「Desk@Cloud」のよさですね。

柳沼:また、グループワークをする際、講師陣が各チャットルームを順番に参加して回ることができるので、話し合っている内容がウォッチできます。

迫平:例えば、このグループではワークの課題をよくわかっていないという場合でも、対面の研修だとボソボソ話し合っていて気づきにくく、チャットルームのほうがキャッチアップしやすかったですね。
また、講師同士の裏側のコミュニケーションが取りやすかったです。対面の研修中だと、いったん話を止めて講師同士で会話をすることになりますが、オンラインだと研修を進行しながらチャットで相談し合うといったこともできました。

【 まとめ 】

オンラインこそできる生きた研修「Desk@Cloud」で良かったこと

山田:「Desk@Cloud」を活用したオンライン研修について、他社の人事担当者の方にオススメするとしたらポイントはありますか?

迫平:いっぱいあります!(笑)
対面だと人事と新入社員のコミュニケーションは一方向になりやすいですが、オンラインの方がレスポンスを得やすく、新入社員同士のやり取りも観察できるので、フォローしやすいです。
また、これら実施内容や質疑応答の内容などリアルタイムの研修が、「Desk@Cloud」だと記録に残せる、新入社員の入社から1年間の情報が蓄積されて、私たち人事としても次年度の準備の役に立っています。記憶や、紙の資料・提出物、メールでの提出だけでは記録できない、非定型な研修の「空気感」「場づくり」が残せているんです。対面だと動画に記録できるとしても確認のためには全て見直す必要がありますし、効率的ではありません。
実際どのくらい習得できているかは、アウトプットだけしか評価できないですが、チャットルームのやり取り・経過で成長も見ることができるし、ナレッジとして共有しやすいですね。
これはチャットルームから即座にオンライン会議が行える「Desk@Cloud」ならではの研修のメリットだと考えています。

柳沼:過去の経緯を探すという点で、文章検索を便利に使っています。以前にどこかで会話したような気がする、と検索して探して、過去の経緯を見つけられると直面している課題もスムーズに解決できています。

「Desk@Cloud」のオンライン研修のメリット

全体/グループごと、複数のチャットを設定し、カリキュラムに合わせて利用
グループワークをスムーズかつ効果的に実施できる
チャットのタグ付けやファイル共有、キーワード検索などが可能
情報共有がスムーズになり、自然とコミュニケーションが増える
チャットルームの記録が研修自体の記録にもなり、ナレッジが溜めやすい
チャットとオンライン会議を即座に使い分けが可能
チャット上だと質問や発言がしやすく、自発的にグループを作ってオンライン会議を行う
など参加者自身のアクションが促され、モチベーションUPにもつながる
  • ✔️ オンラインだからこそできる、アウトプット型の研修で実践に活きるスキルの習得に
  • ✔️ 研修担当者による指導の効率化やノウハウの蓄積に

迫平:また、新入社員自身に「自分も発信しなきゃ」と思わせられるのもいいポイントです。オンラインだと「自分から情報を取りに行く」「情報を発信していく」動きが可視化されているので、他の新入社員の動きが刺激になります。
対面でなくて画面越しとなってコミュニケーションが取りにくいからこそ、受講者が主体的になるし、発信する側にもなる。その前提があるので、自粛期間中の心の健康が社会的にも問題になりましたが、受講者のレスポンスが悪くなってきたことにサポートする側として気づきやすく、この点のフォローもしやすかったです。

山田:「Desk@Cloud」をご検討中の方にお伝えしたいことはありますか?

迫平:「Desk@Cloud」を活用した研修については、リアルでは得られないメリットも多々あります。
チャットは個別のコミュニケーションになりがちなので、実務担当者が個別にチャットでやりとりされると、マネジメントする側には何が起きているか管理しづらくなることもあるだろうと思います。ですので、チャットツールの導入が成功するには、「これは個別に決めて進めてもいい」「この案件は上長を通して会話することにしよう」とかルールやガイドを作って、ノウハウを自分のものだけにせずに意識して共通認識にしていく必要があると思いますね。