コロナ禍をチャンスに変える!
テレワークでビジネスを加速させた方法

長引くコロナ禍でのテレワークに様々な「不安」や「仕事のやりにくさ」を
感じる企業様が多いのではないでしょうか?
そこで、2020年4月以来オンライン会議ツール「Desk@Cloud」を
活用することで、快適なテレワークとより密度が濃い
コミュニケーションを実現した弊社の事例をご紹介させていただきます。

通話&チャット&オンライン会議システム 「Desk@Cloud(R)」

「Desk@Cloud」社内導入事例インタビュー 営業部 中四国営業所

在宅勤務下の営業活動を支える
なくてはならない社内外のコミュニケーションインフラ

今回は、営業部における社内・社外のコミュニケーションの事例についてご紹介します。
弊社では、本社に約60名、全国6カ所の営業所に約30名、計90名以上の営業部員がおりますが、
個々の業務進捗等の連絡から各案件やプロジェクトの管理・情報共有、お客様との商談は「Desk@Cloud」を活用しています。
テレワーク下での業務進捗管理やコミュニケーションにお悩みの方、ぜひご覧ください。

インタビュアー
マーケティング部
山田 朝子
営業部
部長 吉澤 雅人
営業部
中四国営業所
所長 高橋 秀太
営業部
中四国営業所
横川 直貴
マーケティング部
「Desk@Cloud」
プロダクトマネージャー
保屋松 彩佳

【 導入前の課題 】

ほぼ完全在宅勤務移行、営業業務におけるコミュニケーション課題

山田:当社は2020年4月からほぼ完全に在宅勤務に移行しましたね。かなり急な体制変化だったと思いますが、営業活動での影響に不安はなかったでしょうか?

吉澤:営業活動においては社外のお客様との商談・お打ち合わせ、社内の部内・各部署とのコミュニケーションと主に二つあります。これらをどうするのかといった漠然とした不安はありました。
ただ、在宅が始まると同時に「Desk@Cloud」をヘビーユーズしていくという方針で出ていたので、これを活用していこうという想いでいました。
お客様とのお打ち合わせは極力オンライン、可能ならば「Desk@Cloud」を利用するということ。
問題は社内のコミュニケーションでしたが、社員が出勤してこないわけですから、どうタスクを評価するのか、どう日々の連携を取るのか、といったことで、「Desk@Cloud」を使ったオンラインのコミュニケーションを積極的にしていくほかないかなと考えていました。

高橋:社内でいうと、「Desk@Cloud」でチャットでのコミュニケーションはある程度していましたが、日々の営業活動で外出(お客様とのお打ち合わせ)以外の部分の業務が見えにくくなってしまうのでは、という点は不安でした。
また、それまでは本社⇔拠点間、拠点同士の会議の場合は、社内で一つしかないテレビ会議システムを予約して使っていたんです。そのシステムを予約しないといけない、本社のプレゼンテーションルームなど特定の会議室でないと使えないなど、色々と制約があったんです。

山田:なるほど、確かにテレビ会議システムはありましたが、当社は拠点だけで6か所、そこから社内全体会議・部内の打ち合わせ・他部署との打ち合わせ…全部を賄うのはかなり厳しいため、コミュニケーションは限られていますね。在宅勤務ではテレビ会議システムのみでは無理だったかもしれないですね。

高橋:はい。また、社外のお客様でいうと、中四国営業所の場合会ってなんぼのお客様が多いので、在宅前から都度出張していました。それが制限されて電話とメールだけのコミュニケーションになってしまうということに不安はありましたね。

【「Desk@Cloud」の導入①】

いつでもどこでも「Desk@Cloud」でオンライン会議
在宅だからこそ情報共有の機会が増えた

山田:そのような中で、どんな形で「Desk@Cloud」を利用されているのでしょうか?

高橋:社内ではまず、朝と夕の1日2回、各課・営業所内のミーティング(朝礼&夕礼)、これはその日の業務報告・進捗などを話し合う場ですね。さらに、個別の案件について担当のSEを入れてのミーティング、さらに開発やマーケティング部など他部署とのミーティングが入れば、1日で数回行うことになります。これに社外のお客様との商談がプラスされていきますね。

横川:ちょっとした会議でも、会議室予約や時間確保など、準備に時間がかかったのですが、チャットがあると、「ちょっと今お時間いいですか」「いいよ」といったやり取りから、資料共有しながら相談をする、といったことがすごくしやすくなりました。
スマホでも軽く見られるので、社内コミュニケーションの敷居がいい意味で下がったと思いますね。

吉澤:1on1の会話も電話かけるより、「Desk@Cloud」の方が断然効率的ですね。電話だとかけた相手が取ってくれるかどうかがかけてみないとわからない。だけど、「Desk@Cloud」だと、チャットでメッセージを送って、OKならすぐに直接オンライン会議にできるといった風にできます。

山田:先日私も吉澤さんと会話をしようと思ったら、全然吉澤さんが空かなくて、ずっと「Desk@Cloud」で会議されていましたね!同じ社内にいるのにこちらは繋がれず、オンラインの方が繋がれているという不思議な状態に(笑)でも、それだけコミュニケーションが会社という場所に限定されずできている。
当社だと営業部は拠点と課を合わせて全部で10、営業部員は90名以上いますから、それぞれの部署・部員とコミュニケーション取ったり業務状況を把握するのは大変だと思います。

高橋:もう電話とメールだけには戻れない(笑)「Desk@Cloud」だと「相談したい」「資料見ておいて」、といったやり取りがすごくスムーズですね。
また、私個人の使い方でいうと、営業課長・拠点長・各部部長・社長とのやり取りがスムーズになりました。聞きたいことをすぐ聞く、話したいことをすぐ話すようにする、ということに気を付けているので、その意味でも「Desk@Cloud」だと可能になります。
また、各課長・拠点長から来る承認関係も早くなりましたね。それまでは各システムからの通知のみでしたので、どこかのタイミングでまとめてやろう、になっちゃうけど、急ぎのことはチャットで連絡が来るので、すぐに承認ができてスピード感が上がりました。
社外のお客様でいうと、在宅になって、客先への訪問は1割くらいに減りました。お客様の都合で他社製品を使うこともありますが、基本的には「Desk@Cloud」を利用しています。

【「Desk@Cloud」の導入② 】

プロジェクト・案件ごとでもルームで管理
部署の垣根も超えてスムーズに業務進行

山田:「Desk@Cloud」は、チャット・オンライン会議のグループを、誰でも、誰とでも、好きなだけ作れるという良さがあります。開発部など他部署とのやり取りもありますか。

高橋:しょっちゅうやっています。お客様からのご要望や打ち合わせで出た事項などをSEや開発部・マーケティング部などへすぐに共有・相談するようにして、なるべく対応をスピーディーにできるようにしています。そのためには「Desk@Cloud」でのコミュニケーションが一番早いですね。 また、案件ベースでグループが作れるのがいいです。チャットの文面、共有したファイルなどやり取りや資料が全て記録として残せるし、ワード検索もできるので、過去の経緯を探しやすいので。

保屋松:誤送信対策として、チャットの文面が1回まで編集可能であったり、ファイル共有、検索機能などもあるので、ただの連絡手段ではなく、情報の集約ができるものだと思います!

横川:メールとの使い分けが必要な点があるのですが、1年経ってようやくわかってきたようなところもあります(笑)。どちらで連絡をとったか、あとから探すのも困ったこともありますが、基本のやり取りは「Desk@Cloud」、正式な回答を得たいものについてはメールでも証跡を残しておくとか。 ただ、一番助かるのは、正式な質問だけではない簡易なやり取りがしやすくなった点ですね。 ちょっとこの人に聞きたいといったときも、相手の都合が良ければすぐにお返事いただけますし。 特に開発部の方ですと、電話やメールよりチャットの方が詳細にやりとりできます。

山田:確かに、ちょこっとこれを聞きたいというときありますよね(笑) 営業だと個別の案件なんかも入れて多いのでは?

吉澤:星の数ほどありますね(笑) でも、どの案件で、メンバーが誰で、といったことが明確に把握できるので、進捗管理や案件把握の意味でも助かっています。

高橋:また、中四国営業所の担当のSEは関西営業所にいらっしゃいます。以前は出張で呼んでいたところ、今はオンライン会議ができるので出張しなくてよくなりました。

横川:営業だけがお客様先を訪問して、SEはオンライン会議で繋いで、管理画面を共有しながら説明・営業が補足して、とスムーズに活用できるようになってきましたよね。

山田:それは、テレワークが解除されても、活用していきたい例ですね!
中四国営業所と営業部、つまり吉澤部長との連携はどのようにされていますか?

吉澤:月1回定例会議を「Desk@Cloud」でしています。プラス、突発的なことでは日常的に会議をしています。
私が入社した一昨年の秋からほどなくコロナ禍になったから、実は高橋さん・横川さんとは対面で会ったことがないけど、もう既に会った気になってるくらいの感覚ですね。(お2人がどうかはわからないけど!)

高橋:本当にそうです(笑)カメラ越しでも顔を見ながら会話できるのが、相当いいところですね。
吉澤さんにもよく連絡しています。「あ、既読になった!」みたいな感じで(笑)

【 導入のメリット 】

セキュリティ面は万全、操作性もシンプル
コミュニケーションツールとしての「Desk@Cloud」の今後

山田:お客様との打ち合わせで、「Desk@Cloud」についてコメントはありますか?

高橋:テレワークでオンライン会議はかなり活用されている向きはありますが、チャットとオンライン会議との連携というのはそこまで浸透している感じはしないです。
お客様がテレワークでどのようにコミュニケーションを取られているか、チャットとオンライン会議をインフラとしてご利用いただけるようにできるといいですね。営業活動の移動費や交通費などの削減にもなります。

横川:組織人数の多い所ですと、けっこうコミュニケーションも限られてしまうのではないかと思うので、「Desk@Cloud」でチャットとオンライン会議の双方向活用はいいのではないかなと思います。まずはチャットをお使いいただいて慣れてきたらオンライン会議だとお使いいただきやすいかと。

保屋松:他社製品だと、会議参加メンバーだけの別グループを使ったりしないといけないことが多いですが、「Desk@Cloud」だとチャットルームからオンライン会議に即座に移れる、ルーム内の一部のメンバーを選んでオンライン会議を開催ができるといったことも可能です。地味だけど、意外と使いやすいところもあるのでぜひご活用いただきたいですね。
IPアドレス制限で特定の場所からのアクセスのみ許可しますし、チャットルームは社内メンバーのみのルームと、社外のお客様が含まれるルームとではタブが分かれているなど、セキュリティ面でも安心してお使いいただけるようにしています。

山田:今年になって、ファイル管理機能が新たにつきましたよね。
チャットルームで共有したファイルをフォルダ分けできるという。これによって、過去に共有されたファイルをいちいちルームから掘り出してこなくても、フォルダから取り出せるようになった!

高橋:なるほど…確かに在宅になってから、ファイルのやり取りが煩雑になっておりましたが、これだと「Desk@Cloud」上で案件ごとに管理もできて便利ですね。今のところ社内の利用が主になるかもしれないですが…使ってみます!

山田:これからも「Desk@Cloud」使いやすくなるように成長しつつ、たくさんのお客様のコミュニケーションUPを後押ししていきたいですね。 今日はありがとうございました!