導入事例

ご担当者様の声
「『もはやこれがないと安心してメールを送れない』
という声が現場からあがっていました」
業務改革室長 望月氏
オリックス・レンテック株式会社
オリックス・レンテック株式会社
1976年、日本初の測定器レンタル会社として誕生。ハイテク機器のレンタルを軸として、現在では3Dプリンタ事業やロボット事業など新たなサービスを展開しています。
  • 金融サービス業

メール誤送信をいかにして減らすか?

オリックス・レンテック株式会社(以下、オリックス・レンテック)は、1976年の創業以来、オリックスグループの一員として測定器レンタル事業を軸に、さまざまな分野の顧客の研究開発をはじめとする、多種多様なニーズに応えてきました。近年ではレンタル事業に加え、IT関連サービスや計測受託サービス、さらには3Dプリンタやロボットといった先進技術のサービス受託やレンタル事業にも進出しています。

オリックス・レンテック業務改革室長 望月高行氏
オリックス・レンテック
業務改革室長
望月 高行氏

数多くの顧客企業を抱える同社では日々、レンタル契約の見積もりや契約に関する膨大な量のドキュメントがやりとりされています。特に見積もり業務においては、同じ顧客との間でさまざまな内容の見積書を繰り返しやりとりするため、1人の担当者が毎日20~30通の見積書をメールに添付して社外に送付します。

この過程において、大事には至らないものの、メール誤送信が発生していたことが、長らく社内で問題視されていました。オリックス・レンテック業務改革室長 望月高行氏は、次のように述べます。

「見積書の内容には、お客様の研究開発活動や事業に関する機微な情報が含まれていることもあるため、万が一誤った宛先に見積書ファイルを添付してメール送付してしまうと、重大な情報漏洩につながる恐れがあります」

オリックス・レンテック 業務改革室 情報企画チーム チームリーダー 藤山淳氏
オリックス・レンテック
業務改革室 情報企画チーム
チームリーダー
藤山 淳氏

もともと同社では、社外宛てに見積書を添付したメールを送信する際、事前に必ず他の社員に宛先と添付ファイルをチェックしてもらう「ダブルチェック体制」を敷いていました。この方法は誤送信を防ぐ上で一定の効果を挙げましたが、頻繁に見積書のやりとりをおこなう部署では、ダブルチェックの作業自体が大きな負担になっていたといいます。

「他の社員の作業を中断させてダブルチェックをお願いする必要があり、また規模の小さな拠点では他の社員がその場に居合わせないこともあります。このダブルチェック作業が業務の生産性を低下させていることは明白でした。そこで、メールを介さず安全にお客様と見積書をやりとりできるシステムの構築も考えましたが、どうしても時間とコストがかかってしまいます」

こう語るのは、オリックス・レンテック 業務改革室 情報企画チーム チームリーダー 藤山淳氏。こうした状況に危機感を覚えた藤山氏らは、短期間のうちに効果を発揮できるメール誤送信対策ソリューションの導入検討を始めました。

「m-FILTER MailAdviser」によるメール誤送信対策を導入

同社がメール誤送信対策ソリューションの選定に当たって挙げた要件の1つに、「クライアント型の製品であること」がありました。製品選定を担当したオリックス・レンテック 業務改革室 情報企画チーム アシスタントマネジャー 高橋彰氏は、この選定ポイントを挙げた理由について次のように説明します。

「オリックスグループのメール環境は集中管理されているので、メールゲートウェイ上に導入するソリューションはグループ全体に影響を及ぼし、選定や導入に時間もコストもかかってしまいます。その点、ユーザーが利用するクライアント端末に導入するタイプなら、私たちだけの判断で限定された範囲に素早く導入できます」

こうした特徴を持つ製品を幾つか比較検討した結果、最終的に同社が選んだのはデジタルアーツが提供する「m-FILTER MailAdviser」でした。同製品を選んだ理由について、高橋氏は次のように述べます。

オリックス・レンテック 業務改革室 情報企画チーム アシスタントマネジャー 高橋彰氏
オリックス・レンテック
業務改革室 情報企画チーム
アシスタントマネジャー
高橋 彰氏

「最終候補として『m-FILTER MailAdviser』ともう1製品を選び、それぞれ1カ月ずつ20人の社員に試験的に利用してもらいました。その後、それぞれの製品の使い勝手についてアンケート調査を行ったのですが、結果は『m-FILTER MailAdviser』の方が優勢でした。特に、普段とは異なる宛先アドレスの組み合わせを自動的に検出し、注意喚起してくれる『宛先アドレス組み合せ確認機能』は、メールの宛先間違いを防止する上で極めて効果的でした」

またシステム管理者の観点から見た場合も、「m-FILTER MailAdviser」が提供する管理コンソールはGUIで直感的な操作が可能だった点が魅力的だったといいます。さらには、製品そのものの仕様もさることながら、製品の評価や選定の過程におけるデジタルアーツの充実したサポート体制がとても印象的だったと望月氏は振り返ります。

「最もメール誤送信に関する知見が深く、かつ私たちが抱える課題に最も熱心に耳を傾けていただいたのがデジタルアーツさんでした。今回は単なる製品選定ではなく、重大なセキュリティリスクについて共に考えていくパートナー選びでもありましたから、ユーザーアンケートの結果デジタルアーツに決まったときには、正直ほっとしました」

誤送信件数の大幅減少と業務効率アップを実現

こうして「m-FILTER MailAdviser」の正式採用を決めた同社は早速、見積もり業務と契約業務をおこなう部署を中心に、クライアント端末約370台分の「m-FILTER MailAdviser」を導入しました。その効果は早々に表れ、メール誤送信の件数は導入前と比べ、一気に約10分の1にまで減りました。

「社外にメールを送信する際には、添付ファイルと宛先メールアドレス、そして本文の内容の確認を促すポップアップ画面が表示され、ユーザーは自ずと添付ファイルや宛先アドレスが正しいかどうか確認するようになりました。また、本文中に社内向けメールと同様のくだけた文言が含まれている場合にも警告が発せられるので、社内向けメールを誤って社外に発信してしまうミスも効果的に抑止できるようになりました」(藤山氏)

さらに、「m-FILTER MailAdviser」導入を機に社外宛てメールのダブルチェック体制を廃止したところ、現場の業務効率は劇的に向上しました。

また望月氏は、「m-FILTER MailAdviser」の導入は「社員を守るための手段」としても極めて効果的だと強調します。

「メール誤送信は極めて重大な事態として扱われるため、一度でも誤送信を起こした社員や部署のマネージャは多大なショックを受けます。その一方で、仕事熱心でより多くのメールをお客様とやりとりする社員ほど、誤送信のリスクにもさらされやすくなります。こうしたジレンマを解消し、皆が安心して仕事に専念できる環境を提供する上でも、『m-FILTER MailAdviser』の導入は極めて有効でした。既にテスト導入の段階から、『もはやこれがないと安心してメールを送れない』という声が現場からあがっていました」

ちなみに同社では、ツール導入とあわせて、社員のセキュリティ意識向上を図るための教育施策にも力を入れています。メール誤送信のリスクや、具体的な対策について繰り返し教育を行い、ある程度意識の底上げが図れた部署から、順次「m-FILTER MailAdviser」を追加導入していきたいとしています。

「セキュリティ意識が一定のレベルまで達していない状態でツールを導入しても、効果が上がらないばかりか、ツールの投資対効果や導入そのものの意義も疑われてしまいます。従って【教育の実施】と【『m-FILTER MailAdviser』の適用範囲の拡大】の両輪で、今後もメール誤送信対策の強化を進めていきたいと考えています。この施策を進めていくためにも、また他の分野のセキュリティ対策を強化する上でも、デジタルアーツさんには今後ともぜひ相談に乗っていただけるとありがたいですね」

複数メーカーの最新型次世代ロボットを常設展示するロボットショールーム

複数メーカーの最新型次世代ロボットを常設展示するロボットショールーム

2016年4月より法人向けロボットレンタルサービス「RoboRen」を開始し、翌年1月には、東京都町田市にある東京技術センター内に、ロボットショールーム「Tokyo Robot Lab.」を開設しました。安全柵で囲うことなく人間と並んで作業が可能な協働ロボットを中心に複数機種を常時展示し、動作や操作性、大きさや質感など、目で見て触って確認をすることができます。また、併設したセミナールームでは、自社専任のエンジニアによる安全講習やセミナーを開催し、ロボットを導入したことのないお客さまでも安心してロボットを導入できる環境を整えました。幅広い分野でのロボット活用の促進に貢献していきます。

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Networld X 2019
Value & Vision

日程
東京:2019年9月10日(火)
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会場
東京:東京コンファレンスセンター・品川
大阪:グランフロント大阪

DIS ICT EXPO
ダイワボウ情報システムがお届けするICT機器総合展示会・イベント

日程
宮崎:2019年9月3日(火)
札幌:2019年9月10日(火)
金沢:2019年11月6日(水)
瀬戸内(山口):2019年11月19日(火)
関西:2020年1月29日(水)
名古屋:2020年2月14日(金)
会場
宮崎:JA・AZMホール
札幌:札幌コンベンションセンター
金沢:金沢流通会館
瀬戸内(山口):海峡メッセ下関
関西:グランフロント大阪
名古屋:ウインクあいち